Aide QuickBooks
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Comment importer des factures dans QuickBooks ?

QuickBooks offre désormais la possibilité d'importer vos factures sous format CSV. Pour accéder à la fonctionnalité d'import des factures, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée, puis sur QuickBooks Labs. Activez la fonctionnalité d'import de facture.

Ensuite, retournez sur l'icône en forme de roue dentée et sélectionnez Importer des données. 


Que puis-je importer dans QuickBooks ?

  • Vous pouvez importer les différentes lignes d'une facture ou uniquement son montant total.
  • La fonctionnalité multi-devise n'est pas prise en charge.
  • Les taux de TVA sont mappés avec ceux de QuickBooks. Il n'est donc pas nécessaire de les modifier avant de procéder à l'importation. 
  • Nous recommandons de ne pas importer plus de 100 factures à la fois.


Télécharger votre fichier CSV

  • Avant d'importer votre fichier CSV, consultez ce qu’il doit contenir. Un fichier de données type est également disponible.
  • Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier CSV.
  • NOTE : Si votre fichier ne contient aucune ligne, QuickBooks remplit ce champ avec le terme générique « Ventes ».
  • Vous avez également la possibilité de créer automatiquement les clients ou services qui ne figurent pas dans QuickBooks. Pour créer automatiquement des clients et/ou services, cochez les cases en regard des options souhaitées et cliquez sur Suivant.


Mapper les en-têtes de colonnes

  • Notez que les champs obligatoires sont marqués par un astérisque (*). Pour les champs non repris, l'option Non applicable doit être sélectionnée.
  • Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé, p. ex. JJ/MM/AAAA
  • Sélectionnez l'option de TVA (HT ou TTC), le cas échéant. Cette option n'est pas disponible si la TVA n'est pas activée dans QuickBooks.
  • Sur l'avant dernière page de l'étape de mappage, mappez vos taux de TVA avec ceux de QuickBooks, puis sélectionnez Suivant.
  • Sur la dernière page de l'étape de mappage, choisissez les catégories de vos produits et services, puis sélectionnez Suivant.
  • À ce stade, tous les problèmes de mappage sont mis en évidence. Vous pouvez donc revenir en arrière et les résoudre.


Importer des factures

  • Une fois le mappage terminé, un récapitulatif d'importation s'affiche (voir ci-dessous). Cliquez sur Lancer l'importation.
  • Une fois le processus terminé, un récapitulatif d'importation s'affiche. Si l'importation d'une facture échoue, prenez note de l'erreur, puis sélectionnez Terminé. Lorsque le récapitulatif final s'affiche, cliquez sur OK pour terminer l'importation.


Notes importantes

  • Privilégiez l'import de données au préalable dans QuickBooks si vous avez un grand nombre de nouveaux clients ou produits/services à importer.
  • Les remises, les avoirs et les montants négatifs en général ne sont pas pris en charge.
  • Si la facture comporte plusieurs lignes, veillez à ce que le numéro de la facture, le client, la date de la facture, entre autres, soient spécifiés sur chacune d'elles, comme dans le fichier CSV type, voire la facture 1001.
  • Important : La TVA doit être activée dans QuickBooks pour pouvoir importer des opérations comportant des montants de TVA.
  • Si la TVA n'est pas applicable/activée dans QuickBooks, les taux et montants de TVA ne sont pas nécessaires. Votre fichier type ne contient d'ailleurs pas de colonnes TVA.
  • Si la TVA est applicable/activée dans QuickBooks, les taux de TVA sont nécessaires. Votre fichier type contient d'ailleurs des colonnes TVA.
  • QuickBooks calcule la TVA en fonction du taux de TVA si aucun montant de TVA n'est précisé.
  • Si un montant de TVA est précisé, celui-ci remplace le montant calculé par QuickBooks. Des différences d'arrondi peuvent dès lors apparaître entre QuickBooks et les applications tierces.