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Est-il possible de créer un budget prévisionnel (dépenses et recettes) dans Quickbooks?

Bonjour, 

Nous sommes producteurs d'événements. Nous aimerions savoir comment si les fonctionnalités analytiques de Quickbooks peuvent s'adapter à notre activité. 

Nous aimerions créer un budget prévisionnel par projet, catégoriser les dépenses, et une fois le projet passé remplacé les dépenses et recettes previsionnelles par les vraies chiffres.

Il nous faudrait donc pouvoir avec deux niveau de catégorisation :
- un pour les projets (un projet = une categorie)
- un pour les types de dépenses (bar, logistique, production, staff, etc...)

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    Bonjour Sandra, Rosa, Daniel, bonjour tout le monde!

    Je commence à peine à utiliser cette fonctionnalité et je commence à peine à comprendre tout le potentiel qu'elle à.

    Au début je me demandais pourquoi lors que l'on cliquait sur "terminer" dans la fenêtre des budgets une "préfacture" s'ouvrait... J'ai pu répondre moi-même à cette question donc tout va bien.

    Ce qui suit vous invitera peut être à me (nous!) faire des suggestions d'utilisation à moins que ce ne soit moi qui vous apporte des suggestions de fonctionnalités.

    Voici le process:

    1. Je crée mon budget, recettes, dépenses etc...
    2. Je valide en cliquant sur "terminer"
    3. La fenêtre des préfactures s'ouvre.

    Remarque:

    La préfacture est vide je comprends parfaitement pourquoi. MAIS! A priori la préfacture qui s'ouvre est forcément liée au budget. Donc il semblerait logique que toute modification de la préfacture entraîne une modification du budget sans qu'il soit nécessaire de faire la navette.

    Exemple :

    J'ai une prestation le 4 février prochain prévue sur la matinée. Mon client m'appelle et me dit qu'on va plutôt partir sur la journée. La durée de mon intervention change, sa tarification aussi. J'effectue donc la modification dans la préfacture et je passe sur le forfait "journée" indiqué dans mes services au lieu du forfait "demi journée".  Disons,  très arbitrairement, que cela devient 300€ au lieu de 150€. Je précise bien que la date du 04/02/2017 est indiquée sur ma préfacture dans la colonne "date du service" et qu'il n'y a a priori pas trop de difficultés à faire la sommes des recettes pour un mois précis à partir du moment ou la date de service est indiquée pour toutes les lignes.

    Questions:

    La modification effectuée dans la préfacture est elle automatiquement répercutée dans le budget?

    Autrement dit, si le montant de ma ligne change de 150€ à 300€, le chiffre d'affaire du budget en question, pour le mois de février augmente de 150€. Est ce que cela est manuel? automatique?

    Contribution:

    Si toute modification de préfacture n’entraîne pas automatiquement la modification des lignes "chiffre d'affaire" du budget, il pourrait être sympa que l'ouverture automatique de la fenêtre se fasse alors dans une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet afin d'éviter que la fenêtre de préfacture "n'écrase" la fenêtre du budget.  Cela implique que l'utilisateur ne peut plus comparer/recouper son budget avec les éléments de sa préfacture sans ouvrir manuellement un nouvel onglet/fenêtre et naviguer à nouveau vers son budget. 

    Bonne journée, bon weekend!

    • Bonjour Pro.thomasliot et bienvenue sur la communauté QuickBooks.

      Quel plaisir de lire un commentaire aussi détaillée !
      Cependant, vous entendre parler de préfacture me surprends car vous n'êtes pas censé tomber sur cette page.

      Je vais vous décrire les étapes à effectuer afin de pouvoir comparer votre budget prévisionnel à votre chiffre d'affaire actuel. Dites-moi si ces étapes fonctionnent pour vous et si non, où est le point bloquant ?

      1. Rendez-vous sur votre budget en cliquant sur la roue dentée et sous l'onglet "Outils".
      2. Remplissez votre budget prévisionnel pour l'année. Ce budget étant prévisionnel il ne se mettra pas jour automatiquement en fonction de vos résultats réels.
      3. Cliquez sur "Terminer". Vous allez être renvoyé sur la page d'accueil ou sur le dernier rapport consulté.
      4. Rendez-vous dans "Rapport" via le menu de gauche et séléctionnez le rapport "Budget vs réel".
      5. Vous pouvez comparer vos deux budgets. N'hésitez pas à utiliser des filtres en cliquant sur "Personnaliser".

      J'espère que cela va vous aider,
      Très bonne après-midi,
      Isabelle
    • Bonjour Isabelle,

      Merci à votre tour pour ce retour.

      Avant toute chose, je peux vous assurer que lors ce que j'ai cliqué sur "terminer" en bas de page des budgets, la fenêtre des préfactures est apparue (à plusieurs reprises, sur plusieurs tests consécutifs pour comprendre la fonctionnalité des budgets). Qui plus est, j'ai actuellement une préfacture dans mon système qui provient bien d'une création automatique après avoir cliqué sur "terminer" pour un budget.

      Je suis dans l'incapacité de dire si cela est un "comportement attendu" de la part des développeurs Quickbooks ou bien s'il s'agit d'un bug... Le fait est que j'ai considéré, peut être à tort, qu'il s'agissait bien là d'un comportement normal. Je n'ai pas réussi à reproduire cela ce soir (j'ai essayé sous firefox et chrome) et j'ouvrirai un billet avec le service client si cela venait à réapparaître.

      Ma logique a été de penser que, tout comme les budgets, les préfactures n'affectent pas le chiffre d'affaire, du moins tant qu'elles ne sont pas converties en factures. Il y a donc à priori cette similitude entre les préfactures et le budget, elles/il n'affect(ent) pas la comptabilité.  

      A vous lire, il semblerait que mes problèmes "d'appropriation" de la fonctionnalité des budgets provienne de cette fameuse fenêtre des préfactures qui ne devrait pas apparaître. Peut-être que d'autres utilisateurs ont la même expérience que moi?

      Bien cordialement,
    • Bonjour Pro.thomasliot,

      Vous avez raison, vous n'êtes pas censé vous retrouver sur une page de "Préfacture" lorsque que vous êtes en train d'utiliser la fonctionnalité "Budget". N'hésitez pas à me dire si cela se reproduit. Je vais de mon côté en faire part à nos équipes. Si vous tombez sur la page de préfacture, fermez simplement la page et continuez vos activités.

      Avez-vous d'autres questions à propos de la fonctionnalité Budget ? Avez-vous regardé le rapport que je vous ai conseillé ?

      Merci pour votre contribution,
      Isabelle
    • Bonjour Isabelle,

      Je n'ai pas d'autres questions concernant la fonctionnalité budget. Je connaissais déjà la façon d'accéder et d'exploiter les rapports liés au budgets. Ma question était principalement axée sur cette utilisation des préfactures, qui finalement n'ont pas lieu d'être utilisées avec les budgets. Merci!
    • Bonjour Pro.thomasliot,

      Je suis ravie de vous être venue en aide, vous êtes un vrai pro de la fonctionnalité budget maintenant ;)
      N'hésitez pas à revenir sur la communauté pour toute autre question.
      Bonne journée,
      Isabelle
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    2. Soyez clair et donnez votre réponse immédiatement. Déterminez les informations spécifiques dont la personne a vraiment besoin et fournissez-les. Tenez-vous-en au sujet concerné et évitez les détails superflus. Structurez les informations en liste numérotée ou à puces et affichez en caractères gras les éléments les plus importants.
    3. Soyez concis. Tentez de limiter vos paragraphes à deux courtes phrases et à deux lignes. Beaucoup seront intimidés par un bloc de texte continu et s'abstiendront de le lire. Il convient donc de le structurer. N'hésitez pas à inclure des liens vers d'autres ressources pour plus de détails, mais évitez les réponses qui contiennent uniquement un lien avec peu de contexte.
    4. Soyez à l'écoute. Lorsqu'une question est très vague, prenez du recul et tentez de comprendre ce que la personne recherche. Ensuite, formulez une réponse qui l'amènera vers le meilleur résultat possible.
    5. Soyez encourageant et positif. Efforcez-vous d'éliminer toute incertitude en anticipant les inquiétudes éventuelles des utilisateurs. Veillez à montrer que vous êtes ravi de les aider à obtenir des résultats positifs.
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