Voici la marche à suivre pour envoyer vos reçus et factures d'achat par e-mail à QuickBooks. Une fois vos justificatifs envoyés, vous les verrez apparaître dans l'onglet Dépenses express.

Vous pouvez envoyer vos reçus et factures d'achat par e-mail à QuickBooks. Nous nous chargerons d'extraire les infos qu'ils contiennent et de créer une opération à valider. À partir de l'onglet Dépenses express, vous pourrez ensuite modifier vos reçus ou factures d'achat, les ajouter à un compte ou les associer à une opération existante. Vous disposerez également d'une copie pour vos déclarations fiscales.

Étape 1 : Enregistrez votre adresse e-mail

  1. Sur la page Dépenses, sélectionnez l'onglet Dépenses express.
  2. Cliquez sur Enregistrez votre adresse e-mail pour commencer. (Si vous voyez apparaître le message « Envoyez vos fichiers à depenses@quickbooks.com », cela signifie que votre adresse e-mail est déjà enregistrée.)

Notes sur la gestion des utilisateurs et des adresses

  • Vous ne pouvez ajouter qu'une adresse e-mail par utilisateur pour votre entreprise. Voici comment modifier l'adresse e-mail associée à votre compte utilisateur.
  • Pour envoyer des reçus et factures d'achat à une autre entreprise, vous devez lui associer votre adresse e-mail. Votre profil ne pouvant être associé qu'à une entreprise à la fois, vous devrez enregistrer à nouveau votre adresse e-mail lorsque vous changerez d'entreprise.
  • Dans l'onglet Dépenses express, vous pouvez cliquez sur Gérer les e-mails d'envoi pour déterminer quels utilisateurs peuvent envoyer des reçus et factures d'achat.
  • Pour pouvoir envoyer des reçus et factures d'achat, les utilisateurs doivent disposer au minimum des droits d'accès standard et d'autorisations Fournisseurs.
  • Si vous possédez une adresse Gmail comportant un caractère +, il est possible que vous ne puissiez pas l'enregistrer.

Étape 2 : Envoyez ou transférez vos reçus et factures d'achat à l'adresse depenses@quickbooks.com.

  1. Joignez vos reçus et factures d'achat ou ajoutez-les directement au corps de l'e-mail. Par exemple, vous pouvez prendre vos reçus et factures d'achat en photo et les envoyer, ou bien transférer un e-mail ayant valeur de reçu (à la suite d'un achat en ligne, comme une course Uber, etc.). Vos fichiers doivent être au format PDF, JPEG, JPG, GIF ou PNG.
  2. Envoyez vos reçus et factures d'achat à l'adresse depenses@quickbooks.com. Le traitement de vos documents peut prendre jusqu'à 30 minutes. En cas de dysfonctionnement, vous serez averti par e-mail.
  3. Une fois les documents dans notre système, QuickBooks essaie de leur attribuer automatiquement un fournisseur, une date, un montant et les quatre derniers chiffres de la carte de paiement utilisée. Le reçu ou la facture d'achat figurera dans À valider, dans l'onglet Dépenses express.

Note : Vous pouvez envoyer plusieurs reçus ou factures d'achat dans un même e-mail. La taille totale des fichiers ne doit cependant pas excéder 20 Mo. Veillez également à ce que chaque image ou fichier ne contienne qu'un seul reçu.

Étape 3 : Gérez vos reçus et factures d'achat

Apprenez à utiliser l'onglet Dépenses express pour modifier et valider les opérations créées à partir de vos reçus et factures d'achat.