Apprenez à utiliser l'onglet Dépenses express pour ajouter, joindre et suivre vos reçus et factures d'achat.

Sur la page Dépenses, sélectionnez l'onglet Dépenses express. Cette fonctionnalité vous permet de gérer et rapprocher vos reçus et factures d'achat en un seul et même endroit.

Étape 1 : Ajoutez vos reçus et factures d'achat

  1. Sélectionnez la page Dépenses, puis l'onglet Dépenses express.
  2. Faites glisser vos fichiers pour les ajouter directement à QuickBooks ou cliquez sur Parcourir pour les importer. Veillez simplement à ce que chaque image ou fichier contienne un unique reçu ou facture d'achat.

Autres méthodes d'ajout

Vous n'êtes pas obligé d'importer vos reçus et factures d'achat depuis votre ordinateur. Voici deux autres méthodes qui vous permettront d'ajouter automatiquement vos reçus et factures d'achat à QuickBooks :

Par e-mail

Voici la marche à suivre pour envoyer vos reçus et factures d'achat par e-mail à QuickBooks.

Avec l'appli mobile

Vous pouvez utiliser l'appli QuickBooks, disponible pour iOS et Android, pour scanner et importer automatiquement vos reçus et factures d'achat directement depuis votre téléphone.

Pour scanner un reçu ou facture d'achat, installez l'appli QuickBooks sur votre téléphone. Ensuite, ouvrez-la et cliquez sur le bouton menu, en haut à gauche de votre écran, ou bien sur le bouton +, situé en bas à droite. Sélectionnez ensuite Reçus d'achat. Sélectionnez la caméra et prenez votre reçu en photo. Une fois la photo prise et transmise à QuickBooks, le traitement des informations peut prendre jusqu'à 30 minutes. En cas de dysfonctionnement, vous serez averti par e-mail. Votre reçu apparaîtra automatiquement dans l'onglet Dépenses express, avec les autres reçus et factures d'achat ajoutés. Vous pourrez ensuite gérer vos reçus et factures d'achat depuis votre ordinateur.

Formats pris en charge

Vous pouvez utiliser des fichiers PDF, des images (JPEG, JPG, GIF ou PNG) ou les infos contenues dans un e-mail.

Si vous utilisez un modèle récent d'iPhone ou d'iPad, il se peut que vous disposiez de fichiers multimédia HEIF et HEVC (qui ne sont pas pris en charge). Consultez la documentation Apple pour savoir comment exporter les fichiers HEIF ou HEVC dans un format compatible. Pour modifier le format des photos prises à l'aide de votre appareil Apple, ouvrez les Réglages et sélectionnez l'Appareil photo. Ouvrez ensuite la page Formats et sélectionnez Le plus compatible.

Étape 2 : Validez, modifiez ou rapprochez vos reçus et factures d'achat

Une fois dans QuickBooks, vos reçus et factures d'achat figurent sur la page À valider de l'onglet Dépenses express. En sélectionnant la ligne souhaitée, vous verrez apparaître en vis-à-vis le reçu et les infos qui en ont été extraites. Vous pouvez aussi :

  • Cliquer sur Voir pour modifier les infos extraites du reçu ou de la facture d'achat. Si plusieurs correspondances sont possibles, choisissez celle souhaitée en cliquant sur Valider.
  • Cliquer sur Créer dans QuickBooks pour ajouter une nouvelle dépense dans QuickBooks et joindre le reçu ou la facture d'achat correspondants.
  • Cliquer sur Rapprocher pour associer le reçu ou la facture d'achat à une opération existante dans QuickBooks. Note : lorsqu'une opération bancaire importée et son reçu figurent tous deux dans l'onglet À valider, QuickBooks ne vous proposera pas de correspondance tant que vous n'aurez pas cliqué sur Créer dans QuickBooks pour l'un ou pour l'autre.

En savoir plus sur l'ajout et le rapprochement d'opérations bancaires importées.

Note : Cette fonctionnalité n'est pas conçue pour transmettre ou stocker des infos sensibles telles que les numéros de carte de paiement, les identifiants fiscaux et les infos à caractère médical.