Cet article vous explique la fonctionnalité des dépenses express. Découvrez comment importer et faire le suivi de vos reçus et factures d'achat dans QuickBooks !

Les dépenses express sont accessibles depuis Dépenses dans le menu de gauche. Elles vous permettent de gérer et rapprocher vos reçus et factures d'achat en un seul et même endroit.

Étape 1 : Ajouter vos reçus et factures d'achat

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Dépenses. Sélectionnez l'onglet Dépenses express.
  2. Faites glisser vos fichiers ou cliquez dans l'encadré pour les importer depuis votre ordinateur. Veillez simplement à ce que chaque image ou fichier ne contienne qu'un seul document à la fois.

Autres méthodes d'importation

Vous n'êtes pas obligé d'importer vos reçus et factures d'achat depuis votre ordinateur. Voici deux autres méthodes d'importation :

Envoyer les reçus et factures d'achat par e-mail

Consultez l'article Comment envoyer vos reçus et factures d'achat par e-mail à QuickBooks ?

Envoyer les reçus et factures d'achat via l'appli mobile

L’appli QuickBooks est disponible sur iOS et Android.

Commencez par installer l'appli QuickBooks sur votre téléphone. Une fois sur la page d'accueil, appuyez sur le bouton +. Sélectionnez Dépenses express et prenez votre document en photo. Il vient alors s'ajouter à vos autres documents dans l'onglet À valider de la page Dépenses express. Dans l'onglet Validé, vous pouvez voir les reçus et factures d'achat que vous avez associés aux opérations correspondantes dans QuickBooks. Pour une gestion plus avancée, connectez-vous depuis un navigateur Web.

Formats pris en charge

Fichiers PDF, JPEG, JPG, GIF et PNG.

Si vous utilisez un modèle récent d'iPhone ou d'iPad, il se peut que vos fichiers soient au format HEIF ou HEVC. Consultez la documentation Apple pour savoir comment exporter ces fichiers dans un format compatible. Pour modifier le format des photos prises avec votre appareil, ouvrez les Réglages et sélectionnez Appareil photo. Sélectionnez Formats, puis Le plus compatible.

Étape 2 : Valider, modifier ou rapprocher vos reçus et factures d'achat

Vous verrez vos reçus et factures d'achat apparaître dans l'onglet À valider de la fonctionnalité. En cliquant sur la ligne souhaitée, une nouvelle fenêtre s'affichera avec en vis-à-vis le document et les infos qui en ont été extraites. Vous pouvez aussi :

  • Cliquer sur Vérifier pour modifier les infos extraites du document. Si plusieurs correspondances sont possibles, vous devrez en choisir une avant de valider.
  • Cliquez sur Créer si vous voulez créer une nouvelle dépense dans QuickBooks correspondant au reçu.
  • Cliquez sur Rapprocher/Valider pour associer le reçu ou la facture d'achat à un document existant dans QuickBooks. Note : Si l'opération en question est elle-même à valider (à vérifier sur la page Banque), QuickBooks ne vous proposera pas de correspondance.

En savoir plus sur l'ajout et le rapprochement d'opérations bancaires importées.

Note : Cette fonctionnalité n'est pas conçue pour transmettre ou stocker des infos sensibles telles que les numéros de carte de paiement, les identifiants fiscaux et les infos à caractère médical.