Cet article explique comment importer vos opérations bancaires ou de carte de paiement manuellement dans QuickBooks.

La connexion de vos comptes bancaires et de carte de paiement dans QuickBooks vous permet de gagner du temps. Une fois la connexion établie, QuickBooks importe automatiquement les opérations effectuées au cours des 90 derniers jours (ou plus) depuis votre banque.

Si vous devez importer des opérations antérieures ou si votre banque ne peut pas se connecter à QuickBooks, vous pouvez les importer manuellement.

Étape 1 : Sélectionner une période

Pour vous assurer de ne pas importer des opérations déjà enregistrées, vous devez noter la date de l'opération la plus ancienne de votre historique de compte QuickBooks. Cela vous évitera de créer des doublons.

  1. Dans QuickBooks, accédez à la page Plan comptable, puis sélectionnez Plan comptable.
  2. Recherchez le compte bancaire ou de carte de paiement vers lequel vous souhaitez importer plus d'opérations. Sélectionnez ensuite Historique du compte.
  3. Faites défiler l'écran jusqu'au bas de la liste.
  4. Notez la date de l'opération la plus ancienne. Cette dernière correspond généralement au solde d'ouverture.

Étape 2 : Importer les opérations depuis la banque

  1. Connectez-vous au site Web de votre établissement financier.
  2. Suivez les instructions de votre banque pour savoir comment importer vos opérations sur votre ordinateur. Certaines banques appellent ce service « WebConnect ». Chaque établissement financier possède sa propre procédure.
  3. Assurez-vous que la période d'importation commence au moins un jour avant la date de l'opération la plus ancienne.
  4. Importez vos opérations. Enregistrez le fichier là où vous pouvez facilement le retrouver, par exemple sur votre Bureau.

Étape 3 : Vérifier la taille et le format du fichier

Il se peut que votre banque vous propose plusieurs options d'importation/exportation pour vos opérations. Choisissez l'un des formats suivants pour importer votre fichier dans QuickBooks :

  • Valeurs séparées par une virgule (CSV)
  • QuickBooks (QBO)
  • Si possible, optez pour le format QBO. Les fichiers au format QBO importés depuis les établissements financiers sont normalement déjà compatibles avec QuickBooks. Si le format de votre fichier n'est pas correct, vous pouvez le modifier, puis importer votre fichier. La taille de fichier maximale est de 350 Ko. Si votre fichier est trop volumineux, réduisez la période et importez vos opérations en plusieurs fois.

Étape 4 : Lancer l'importation

Pour les comptes connectés aux services bancaires en ligne

Si votre compte est connecté aux services bancaires en ligne, voici comment procéder pour lancer l'importation de vos opérations :

  1. Dans QuickBooks, sur la page Banque, sélectionnez l'onglet Banque.
  2. Cliquez sur la carte du compte bancaire vers lequel vous souhaitez importer vos opérations.
  3. Cliquez sur la flèche située à droite du bouton Mettre à jour, puis sélectionnez Importer un fichier.

Pour les comptes non connectés aux services bancaires en ligne

Si vous ne souhaitez pas connecter votre compte ou si la banque ne peut pas se connecter à QuickBooks, voici comment lancer l'importation :

  1. Dans QuickBooks, accédez à la page Banque.
  2. Cliquez sur Importer les opérations.

Étape 5 : Importer votre fichier dans QuickBooks

  1. Cliquez sur Parcourir, choisissez le fichier importé depuis le site de votre banque, puis cliquez sur Suivant.
    Vous recevez un message d'erreur ? Voici ce que vous devez faire si vous recevez un message d'erreur lors de l'importation de vos opérations.
  2. Dans la liste déroulante Compte QuickBooks, sélectionnez le compte vers lequel vous souhaitez importer les opérations, puis cliquez sur Suivant. Si vous n'avez pas connecté votre compte à QuickBooks, il se pourrait que vous n'ayez aucun compte vers lequel importer les opérations. Si vous n'avez pas de compte, sélectionnez Ajouter dans le menu déroulant pour créer un compte bancaire.
  3. Suivez les instructions à l'écran. Mappez les colonnes du fichier avec les champs dans QuickBooks, puis cliquez sur Suivant.
  4. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez C'est parti. QuickBooks ajoute alors les opérations à votre compte.

Étape 6 : Catégoriser les opérations

Maintenant que vos opérations ont été importées dans QuickBooks, vous pouvez accéder à la page Banque pour les rapprocher et les catégoriser. Ces dernières ne sont réellement ajoutées à votre compte qu'une fois que vous les avez validées.

Étape 7 : Rapprocher les opérations

Vos opérations sont désormais enregistrées dans QuickBooks, mais il vous reste une chose à faire : les rapprocher. Cette étape vous permet de garantir l'exactitude de vos comptes et d'éviter la création de doublons.

À titre d'exemple, il se pourrait que vous deviez modifier votre solde d'ouverture si les opérations que vous venez d'importer sont antérieures à ce dernier. Il est probable que vous ayez inclus certaines de ces anciennes opérations (ou la totalité d'entre elles) dans le solde d'ouverture total. Vous devez rapprocher les opérations pour vous assurer que QuickBooks ne les compte pas en double.