Cet article explique comment créer, modifier et supprimer des dépenses telles que des achats au comptant ou par chèque dans QuickBooks.

QuickBooks simplifie l'enregistrement de vos dépenses et vous permet de les entrer quand elles se présentent. Vous pouvez également modifier ou supprimer des dépenses que vous avez enregistrées pour vous assurer que tout est correct. Lisez la suite pour en savoir plus.

 

Conseil: Si vous devez créer un grand nombre de dépenses, nous vous recommandons de passer par l'historique du compte pour plus de simplicité.

Créer un achat comptant

  1. Accédez à Créer ⨁ et sélectionnez Achat comptant.
  2. Sélectionnez un fournisseur dans le champ Bénéficiaire. Vous pouvez indiquer le nom d'une personne ou d'une entreprise. Si votre opération englobe plusieurs dépenses de petite caisse, laissez ce champ vide.
  3. Sélectionnez le compte de paiement sur lequel créditer cet achat comptant.
  4. Sélectionnez le Lieu d'achat . Entrez la date d'achat dans le champ Date du paiement et indiquez le mode de paiement de l'achat comptant.
  5. (Facultatif) Vous pouvez utiliser le champ N° de réf. pour entrer le numéro d'identification du reçu d'achat. (Note: Utilisateurs de QuickBooks Plus: Lorsque le suivi par site ou par classe est activé, les champs supplémentaires pour Site ou Classe s'affiche. Vous pouvez: activer l'option de suivi par classe ou par site dans Compte et paramètres de l'onglet Options avancées.
  6. (Facultatif) Entrez une description de la dépense.
  7. Entrez le montant de l'achat et toute taxe payée (le cas échéant).
  8. Cliquez sur Enregistrer et fermer ou Enregistrer et créer.

Avant le Enregistrer et fermer , vous avez des options à prendre en considération pour faire le suivi de la dépense:

  • Si vous facturez cette dépense à un client spécifique, sélectionnez Facturable case à cocher et entrez le nom du client. Le suivi des dépenses facturables doit être activé pour que la colonne Facturable s'affiche. Vous pouvez l'activer dans Compte et paramètres sous l'onglet Dépenses.(Note: Si, par la suite, vous recevez un crédit pour une dépense qui était auparavant facturée à un client, assurez-vous d'indiquer ce client sur le crédit et cochez la case Facturable ou le client sera facturé pour la dépense sur la prochaine facture, et le Le crédit n'apparaîtra pas.)
  • Pour voir un rapport des revenus et dépenses pour chaque client, vous pouvez exécuter le rapport Récapitulatif des revenus par client.
  • Dans le champ Mémo, vous pouvez entrer une note que vous souhaitez voir figurer dans l'historique du compte et sur les rapports qui englobent cet achat comptant.
  • Utilisez les champs du Détails de l'article section pour entrer des informations sur le produit ou le service acheté
  • Si vous utilisez des notes de frais, sélectionnez Imprimer pour en imprimer une copie papier.

Modifier un achat comptant

Avertissement : La modification d'un achat comptant facturé à un client est susceptible de modifier également la facture du client.
  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis Dépenses.
  2. Dans la fenêtre Dépenses, trouvez la dépense à modifier.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez Afficher / Modifier.
  4. Effectuez les modifications nécessaires.
  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Supprimer un achat comptant

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis Dépenses.
  2. Dans la fenêtre Dépenses, recherchez la dépense à supprimer.
  3. De la Action ▼ menu déroulant, sélectionnez Supprimer.
  4. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression. Seul le journal d'audit garde une trace des opérations supprimées. Pour ouvrir le journal d'audit, sélectionnez Rapports dans le menu de gauche et entrez Journal d'audit dans la barre de recherche.

Vous ne savez pas si vous devez créer un achat comptant, une facture fournisseur ou un chèque ?

Consultez l'article Quelle est la différence entre les factures fournisseurs, les chèques et les dépenses ? pour en savoir plus.