QuickBooks permet de créer, modifier et supprimer facilement des dépenses, par exemple des achats en espèces ou par chèque.

Conseil 

Si vous devez créer un grand nombre de dépenses, nous vous recommandons de passer par l'historique du compte pour plus de facilité.

Créer un achat comptant

  1. Cliquez sur Créer (+) dans la barre d'outils.

  2. Sous Fournisseurs, sélectionnez Achat comptant.

  3. Sélectionnez un client ou fournisseur dans le champ du bénéficiaire. Vous pouvez indiquer le nom d'une personne ou d'une entreprise. Si votre opération englobe plusieurs dépenses de petite caisse, laissez ce champ vide.
  4. Sélectionnez le compte bancaire/de crédit sur lequel créditer cet achat comptant.
  5. Entrez la date d'achat dans le champ Date du paiement et spécifiez le mode de paiement de l'achat comptant.
  6. (Facultatif) Vous pouvez utiliser le champ N° de réf. pour entrer un numéro d'identification du reçu d'achat.
    (Note pour les utilisateurs de QuickBooks Plus : Lorsque le suivi par classe ou par site est activé, des champs supplémentaires Site et Classe apparaissent. Vous pouvez activer ces fonctions de suivi dans Compte et paramètres (ou Paramètres de l'entreprise), onglet Options avancées.)
  7. Spécifiez les Catégories à utiliser pour l'opération et, éventuellement, entrez une description de l'achat comptant.
  8. Entrez le montant de l'achat et la TVA, le cas échéant. Vous pouvez entrer une opération de calcul.
  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer ou Enregistrer et créer.

Avant de cliquer sur Enregistrer et fermer / Enregistrer et créer, vous pouvez envisager les options suivantes pour faciliter le suivi de l'achat comptant :

  • Si vous facturez cet achat comptant à un client donné, sélectionnez la case Facturable et entrez le nom du client. Le suivi des dépenses facturables doit être activé pour que la colonne Facturable s'affiche. Vous pouvez l'activer dans Compte et paramètres (ou Paramètres de l'entreprise), onglet Options avancées.)  (Note : Si vous recevez plus tard un avoir pour un achat comptant qui a été précédemment facturé à un client, indiquez le client sur l'avoir et sélectionnez la case Facturable, faute de quoi le client se verra facturer l'achat comptant sur la prochaine facture tandis que l'avoir n'apparaîtra pas.)
  • Pour voir un rapport des revenus et dépenses pour chaque client, vous pouvez exécuter le rapport Récapitulatif des revenus par client.
  • Entrez la note ou le mémo que vous souhaitez voir figurer dans l'historique du compte et sur les rapports qui englobent cet achat comptant.
  • Utilisez les champs de la section Détails des articles, le cas échéant, pour entrer des informations sur le produit ou service acheté.
  • Si vous utilisez des notes de frais, sélectionnez Imprimer pour en imprimer une copie papier.

Modifier un achat comptant

Avertissement : La modification d'un achat comptant facturé à un client est susceptible de modifier également la facture du client.
  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis Dépenses.

  2. Dans la fenêtre Dépenses, sélectionnez l'achat comptant à modifier.
  3. Effectuez les modifications nécessaires.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Supprimer un achat comptant

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis Dépenses.

  2. Dans la fenêtre Dépenses, sélectionnez l'achat comptant à supprimer.
  3. Dans la fenêtre Achat comptant, sélectionnez Plus, puis Supprimer.
  4. Sélectionnez Oui pour confirmer la suppression de l'opération.
    Seul le Journal d'audit en garde une trace des opérations supprimées. Pour ouvrir le journal d'audit, dans le menu gauche, sélectionnez Rapports et entrez Journal d'audit dans la barre de recherche.

Vous savez désormais comment gérer les dépenses.

Vous ne savez pas si vous devez créer un achat comptant, une facture fournisseur ou un chèque ?

Consultez l'article Quelle est la différence entre payer des factures fournisseurs et créer des chèques ? pour en savoir plus.