Grâce à la fonctionnalité Dépenses express, plus besoin de saisir toutes vos dépenses à la main. Prenez une photo de votre reçu, depuis votre application mobile, et QuickBooks s'occupe d'extraire ses données et de les publier automatiquement dans votre compte.

1/ Dépenses express : comment ça marche ?

Voici ci-dessous une vidéo démo de notre fonctionnalité.

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2/ Comment envoyer mes reçus et factures d'achat à QuickBooks ?

Depuis l'application mobile QuickBooks :

  1. Cliquez sur le bouton menu, en haut à gauche de votre écran, ou bien le bouton +, situé en bas à droite.
  2. Sélectionnez ensuite Reçus d'achat.
  3. Sélectionnez la caméra et prenez votre reçu en photo. Une fois la photo prise et transmise à QuickBooks, le traitement des informations peut prendre jusqu'à 30 minutes.
  4. Vous pourrez ensuite gérer vos reçus et factures d'achat depuis votre ordinateur.

Depuis mon ordinateur :

  1. Connectez-vous à QuickBooks.
  2. Sélectionnez la page Dépenses puis l'onglet Dépenses express.
  3. Faites glisser vos fichiers pour les ajouter directement à QuickBooks ou cliquez sur Parcourir pour les importer. Veillez simplement à ce que chaque image ou fichier contienne un unique reçu ou facture d'achat.

Par e-mail :

Envoyez vos reçus et factures fournisseur à l'adresse e-mail depenses@quickbooks.com.

3/ Quels types de dépenses puis-je envoyer ?

Vous pouvez envoyer les photos ou fichiers PDF de vos reçus d’achat et factures fournisseur. Cependant QuickBooks ne prend pas en compte les notes de frais.

4/ L'e-mail que j'envoie doit-il être formaté d'une certaine manière ?

Non, l'e-mail que vous envoyez doit simplement contenir vos photos ou fichiers PDF en tant que pièces jointes ou dans le corps de l'e-mail.

5/ J'ai envoyé une nouvelle dépense mais elle n'apparaît pas dans la liste ?

Si votre nouvelle dépense n'apparaît pas dans Traitement en cours ou À valider, nous vous invitons à vérifier que vous avez bien envoyé votre photo ou votre e-mail via l'adresse référente, renseignée lors de l'activation de la fonctionnalité. En effet, seul les e-mails envoyés via cette adresse e-mail seront traités par QuickBooks.
Si vous souhaitez paramétrer plusieurs adresses d'envoi, utilisez le bouton Gérer les e-mails d'envoi.

5/ Comment retrouver une dépense facilement ?

Si vous avez de nombreuses dépenses et que vous souhaitez en retrouver une en particulier, nous vous conseillons d'utiliser l'outil de recherche représenté par l'icône en forme de loupe. Celui-ci est présent dans le menu en haut à gauche de votre écran.

6/ Pourquoi dois-je valider ma dépense ? Que se passe-t-il si je ne le fais pas ?

Valider vos dépenses permettra à QuickBooks d'enregistrer leurs écritures de journal et ainsi de les comptabiliser dans votre chiffre d'affaire et vos rapports. Si vous ne validez pas une dépense, elle ne sera pas prise en compte dans vos résultats.

7/ Comment rapprocher ma dépense avec la banque ?

Le rapprochement bancaire s'effectue de la même manière qu'avec des dépenses créées manuellement dans QuickBooks.

  • Rendez-vous dans un premier temps sur le menu Banque.
  • Lorsque QuickBooks télécharge des données bancaires, il essaie de trouver une correspondance avec une opération QuickBooks qui a été préalablement créée dans votre compte.
  • Retrouvez la ligne d'opération bancaire que vous souhaitez rapprocher avec votre compte QuickBooks
  • Vous allez vous rendre compte que nous vous proposons automatiquement de rapprocher l'opération avec votre dépense déjà enregistrée.
  • Cliquez sur Rapprochez et le tour est joué !

Note : le rapprochement bancaire est possible uniquement avec les dépenses validées.

8/ Comment modifier ou supprimer une dépense ?

  • Pour modifier votre dépense, cliquez simplement dessus, votre dépense s'ouvre et vous n'avez plus qu'à modifier les informations souhaitées et à enregistrer.
  • Pour supprimer une dépense, rendez-vous sur la colonne Action et sélectionnez Supprimer.