Nous sommes fiers de vous présenter notre nouvelle fonctionnalité Dépenses Express. Plus besoin de saisir toutes vos dépenses à la main : QuickBooks extrait toutes les données de vos reçus et factures d’achat et les publie automatiquement dans votre compte en un seul et même endroit.

 

1/ Comment connecter et comment fonctionne la fonctionnalité Dépenses Express ?

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2/ Quels types de dépenses puis-je envoyer ?

Vous pouvez envoyer les photos ou fichiers PDF de vos reçus d’achat et factures fournisseur. Cependant QuickBooks ne prend pas en compte les notes de frais.

3/ L'e-mail que j'envoie doit-il être formaté d'une certaine manière ?

Non, l'e-mail que vous envoyez doit simplement contenir vos photos ou fichiers PDF en tant que pièces jointes ou dans le corps de l'e-mail.

4/ J'ai envoyé une nouvelle dépense mais elle n'apparaît pas dans la liste ?

Si votre nouvelle dépense n'apparaît pas dans les colonnes Récemment ajoutée ou en attente de validation, nous vous invitons à vérifier que vous avez bien envoyé votre e-mail via l'adresse référente, renseignée lors de l'activation de la fonctionnalité. En effet, seul les e-mails envoyés via cette adresse e-mail seront traités par QuickBooks.
Si vous souhaitez paramétrer plusieurs adresses d'envoi, utilisez le bouton Gérer les adresses d'envoi.

5/ Comment retrouver une dépense facilement ?

Si vous avez de nombreuses dépenses et que vous souhaitez en retrouver une en particulier, nous vous conseillons d'utiliser l'outil de recherche représenté par l'icône en forme de loupe. Celui-ci est présent dans le menu en haut à gauche de votre écran.

6/ Pourquoi dois-je valider ma dépense ? Que se passe-t-il si je ne le fais pas ?

Valider vos dépenses permettra à QuickBooks d'enregistrer leurs écritures de journal et ainsi de les comptabiliser dans votre chiffre d'affaire et vos rapports. Si vous ne validez pas une dépense, elle ne sera pas prise en compte dans vos résultats.

7/ Comment rapprocher ma dépense avec la banque ?

Le rapprochement bancaire s'effectue de la même manière qu'avec des dépenses créées manuellement dans QuickBooks.

  • Rendez-vous dans un premier temps sur le menu Banque.
  • Lorsque QuickBooks télécharge des données bancaires, il essaie de trouver une correspondance avec une opération QuickBooks qui a été préalablement créée dans votre compte.
  • Retrouvez la ligne d'opération bancaire que vous souhaitez rapprocher avec votre compte QuickBooks
  • Vous allez vous rendre compte que nous vous proposons automatiquement de rapprocher l'opération avec votre dépense déjà enregistrée.
  • Cliquez sur Rapprochez et le tour est joué !

Note : le rapprochement bancaire est possible uniquement avec les dépenses validées.

8/ Comment modifier ou supprimer une dépense ?

  • Pour modifier votre dépense, cliquez simplement dessus, votre dépense s'ouvre et vous n'avez plus qu'à modifier les informations souhaitées et à enregistrer.
  • Pour supprimer une dépense, cliquez dessus, votre dépense s'ouvre et vous devez alors vous rendre sur l'icône Plus en bas de votre écran. Sélectionnez Supprimer et enregistrez.