Cet article explique ce qu'il faut faire une fois que vous avez importé vos opérations bancaires et de carte de paiement dans QuickBooks.

Dès que vous connectez vos comptes bancaires et de carte de paiement, QuickBooks importe automatiquement vos dernières opérations. Vous verrez alors apparaître d'éventuelles correspondances avec les opérations déjà entrées dans QuickBooks. Dans le cas contraire, QuickBooks crée les opérations pour vous.

Il ne vous reste alors plus qu'à approuver la correspondance ou cliquer sur Créer pour créer une opération dans QuickBooks. Voici comment procéder :

Étape 1 : Importez vos opérations bancaires et de carte de paiement

QuickBooks télécharge automatiquement les dernières opérations disponibles chaque nuit vers 22 h (HP) (UTC-8: 00). La plupart du temps, QuickBooks importe vos opérations le jour suivant leur publication sur le site Web de votre banque. Cela peut prendre un peu plus de temps en fonction des banques.

Vous pouvez également effectuer une mise à jour manuelle pour importer les dernières opérations :

  1. Accédez à la page Banque.
  2. Cliquez sur Mettre à jour. QuickBooks met alors à jour tous les comptes bancaires et de carte de paiement que vous avez connectés. Si vous recevez un message de confirmation d'identité supplémentaire, suivez les instructions à l'écran. Certaines banques ajoutent cette étape pour plus de sécurité.

Si vous ne parvenez pas à importer vos opérations, cliquez ici pour savoir comment procéder.

Étape 2 : Validez les opérations bancaires importées

  1. Accédez à la page Banque.
  2. Cliquez sur la carte du compte bancaire souhaité.
  3. Cliquez sur l'onglet À valider pour commencer à valider vos opérations.

QuickBooks fait passer les opérations bancaires importées dans l'onglet À valider. Ce processus est aussi désigné sous le terme de « connexion bancaire automatique ».

Validez vos opérations une par une. Vous pouvez alors rapprocher l'opération, la créer dans QuickBooks ou afficher les différentes correspondances possibles.

Suivez les étapes décrites pour les options suivantes :

Rapprocher une opération existante

L'option Rapprocher signifie que QuickBooks a rapproché l'opération importée avec une opération déjà enregistrée. Cela permet d'éviter la création de doublons. Tout ce que vous devez faire, c'est vous assurer que le rapprochement est correct.

  1. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage. 
  2. Passez en revue les correspondances trouvées. Ces opérations sont celles que vous avez déjà entrées dans QuickBooks.
  3. Cliquez sur le lien en regard de chaque opération pour plus de détails.
  4. Vérifiez le champ Déposer sur de la page de l'opération. L'opération enregistrée dans QuickBooks figure déjà dans le compte indiqué.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Rapprocher.

Ce faisant, vous indiquez à QuickBooks que l'opération bancaire est identique à celle que vous avez déjà entrée, et aucun doublon n'est créé. Et voilà !

Créer une opération

L'option Créer signifie que QuickBooks n'a pas trouvé d'opération correspondante. Au lieu de rapprocher l'opération, QuickBooks crée une toute nouvelle opération pour vous à l'aide des infos de votre banque.

  1. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage. 
  2. Vérifiez que la catégorie proposée est la bonne. Il s'agit du compte auquel QuickBooks veut ajouter l'opération. Prenons par exemple une dépense liée à l'achat d'essence pour votre véhicule professionnel. QuickBooks peut vous suggérer d'ajouter cette dépense à la catégorie Frais de déplacement. Vous êtes toujours libre de modifier la catégorie et d'ajouter l'opération à un autre compte, selon vos besoins.
  3. Modifiez le client ou fournisseur ainsi que la catégorie avant de cliquer sur Créer.
  4. Si tout vous semble correct, sélectionnez Créer pour enregistrer l'opération.
Note : QuickBooks peut vous suggérer d'ajouter les opérations aux comptes Revenu en attente d'imputation ou Dépense en attente d'imputation. Il s'agit de comptes temporaires. Si possible, ajoutez directement vos opérations à l'un de vos comptes de produits ou de charges. Au besoin, vous pouvez créer un compte dans votre plan comptable.

Afficher et passer en revue les différentes correspondances possibles

L'option Afficher signifie que QuickBooks a trouvé plusieurs correspondances possibles. Il vous suffit de sélectionner celle qui convient.

  1. Cliquez sur Afficher dans la colonne Action.
  2. Passez en revue les correspondances trouvées dans QuickBooks.
  3. Cliquez sur le lien en regard de chaque opération pour plus de détails.
  4. Comparez les correspondances possibles.
  5. Sélectionnez la correspondance correcte, puis cliquez sur Rapprocher.

Étape 3 : Validez les opérations une fois que vous les avez rapprochées ou créées

Une fois que vous avez terminé de rapprocher ou de créer vos opérations, les opérations bancaires importées s'enregistrent dans vos comptes QuickBooks. Elles passent alors dans l'onglet Dans QuickBooks.

Effectuez une vérification rapide après avoir rapproché ou créé quelques opérations au cas où vous devriez y apporter des modifications :

  1. Accédez à la page Banque.
  2. Cliquez sur la carte du compte bancaire souhaité.
  3. Accédez à l'onglet Dans QuickBooks.
  4. Cliquez sur le lien dans la colonne Ajouté ou rapproché pour passer en revue l'opération. Soyez particulièrement attentif au champ Déposer sur. Il s'agit du compte auquel QuickBooks a ajouté l'opération.
  5. Ajoutez toutes les infos nécessaires.

Si vous devez modifier la catégorie d'une opération et la déplacer vers un autre compte, cliquez sur Annuler et retournez dans l'onglet À valider.

Apportez vos modifications avant d'effectuer vos rapprochements mensuels.

Répartir les opérations entre plusieurs comptes

Vous pouvez répartir des opérations (par exemple une dépense importante liée à un déplacement professionnel) entre plusieurs comptes pour un meilleur suivi.

  1. Accédez tout d'abord à l'onglet À valider.
  2. Sélectionnez l'opération pour développer l'affichage.
  3. Si l'option Rapprocher est activée, sélectionnez plutôt Créer l'opération correspondante.
  4. Cliquez sur le bouton Répartir situé juste à côté du bouton Créer. La fenêtre Répartir l'opération s'affiche alors.
  5. Sélectionnez les catégories (comptes) entre lesquelles vous souhaitez répartir l'opération.
  6. Entrez un montant pour chaque répartition.
  7. Renseignez le fournisseur et le client pour chaque répartition.
  8. Sélectionnez Enregistrer et créer.

Exclure des dépenses personnelles ou en double

Vous pouvez exclure des dépenses personnelles ou en double pour garantir l'exactitude de vos comptes.

  1. Accédez à l'onglet À valider.
  2. Cochez la case en regard de chaque opération à exclure.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Actions groupées, puis sélectionnez l'option Exclure la sélection.

Les opérations exclues passent dans l'onglet Exclues. Elles ne seront ni ajoutées à QuickBooks ni importées à nouveau.

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