Après avoir importé des opérations depuis votre établissement financier, vous pouvez les catégoriser.

QuickBooks analyse chacune des opérations importées depuis votre banque pour vous proposer les catégories les plus adaptées lors de leur validation.

Valider les opérations importées

Lorsque vous validez les opérations importées, vous pouvez définir un bénéficiaire, une catégorie, une classe ou un site pour chacune d'entre elles, selon vos besoins. Pour valider une opération importée :

  1. Dans le menu Banque, sélectionnez Banque.
  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.La colonne Infos bancaires indique le type d'opération.
  3. Sélectionnez le nom d'un client ou d'un fournisseur dans le menu déroulant Client ou fournisseur afin de définir un bénéficiaire pour cette opération.Le cas échéant, QuickBooks affiche le nom du client, du fournisseur ou de l'employé correspondant. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter pour entrer un nouveau bénéficiaire.Si vous ne sélectionnez ni n'ajoutez aucun nom, aucun bénéficiaire ne s'affichera une fois l'opération créée.
  4. Vérifiez que la sélection figurant dans le champ Catégorie est correcte ou sélectionnez une catégorie plus précise pour les écritures répertoriées comme Revenu en attente d'imputation ou Dépense en attente d'imputation.Vous pouvez créer d'autres catégories (à partir de votre plan comptable) si nécessaire.
  5. Sélectionnez une classe ou un site parmi les options disponibles.Ces champs ne s'affichent que si vous avez configuré le suivi par classe ou par site dans les paramètres de votre entreprise.
Après avoir validé vos opérations bancaires, vous pouvez, si elles n'existent pas déjà, créer les opérations correspondantes dans QuickBooks.

Définir un bénéficiaire, une catégorie, une classe ou un site pour plusieurs opérations à la fois

Pour plus d'efficacité, vous pouvez définir un bénéficiaire, une catégorie, une classe ou un site identiques pour plusieurs opérations à la fois.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet À valider.
  2. Cochez la case en regard de toutes les opérations pour lesquelles vous souhaitez définir un bénéficiaire, une catégorie, une classe ou un site identiques. Pour sélectionner plusieurs lignes à la fois, cochez la première ligne, puis appuyez sur la touche Maj tout en cochant la dernière ligne.
  3. De la Lot Actions déroulant, sélectionnez Modifier la sélection.
  4. Sur l'écran Modifier la sélection, vous pouvez définir un bénéficiaire, une catégorie, une classe et un site pour toutes les opérations sélectionnées.
  5. Les champs Classe et Site s'affichent uniquement si vous avez activé le suivi par classe ou par site via Compte et paramètres (ou Paramètres de l'entreprise), dans l'onglet Options avancées.
  6. Cliquez sur Appliquer.

Ces informations s'appliqueront à toutes les opérations cochées.

Définir plusieurs catégories pour une même opération (répartition)

Il peut arriver que vous souhaitiez répartir une opération (vente ou dépense), entre différentes catégories.

  1. Dans le menu Banque, sélectionnez Banque.
  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.
  3. Cliquez sur le bouton Répartir pour ouvrir la fenêtre Répartir l'opération.
  4. Pour chaque catégorie sélectionnée, entrez un montant jusqu'à ce que le montant total dans QuickBooks corresponde à celui de l'opération importée.Vous pouvez cliquer sur Ajouter des lignes pour ajouter des catégories, sur Restaurer pour recommencer depuis le début, ou sur la poubelle pour supprimer une ligne, si besoin.
  5. Sélectionnez Enregistrer et créer.

L'opération est rattachée à toutes les catégories indiquées, puis enregistrée dans votre historique. Elle passe ensuite de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Définir un client facturable pour une opération

Avant de pouvoir définir un client facturable pour une opération, vous devez activer l'option Dépenses facturables.

Pour activer l'option Dépenses facturables :

  1. Cliquez sur la roue dentée.
  2. Sélectionnez Compte et paramètres.
  3. Go to Expenses.
  4. Dans le Factures fournisseurs et dépenses , sélectionnez Modifier ✎ pour ouvrir les champs à modifier.

Assurez-vous que les options suivantes sont activées:

  1. Afficher le tableau Détail des produits/services
  2. Effectuer le suivi des dépenses et des produits/services par client
  3. Autoriser la facturation des dépenses et produits/services
  4. (Facultatif) Sélectionnez l'option Suivre les dépenses et les produits/services facturables comme un revenu pour utiliser un ou plusieurs comptes de produits pour suivre les dépenses facturables.
  5. Vous pouvez indiquer si vous voulez suivre ces dépenses dans un seul ou plusieurs comptes.
  6. Lorsque vous sélectionnez cette option et choisissez Simple compte, par défaut, les dépenses facturables sont suivies dans le compte, mais vous pouvez modifier ce paramètre dans l'onglet Options avancées, sous Plan comptable.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Cliquez sur Terminer.
  9. Une fois que ce paramètre est activé, vous pouvez définir un client facturable pour une opération.

Pour définir un client facturable pour une opération :

  1. Dans le menu Banque, sélectionnez Banque.
  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.
  3. Dans le champ Catégorie menu déroulant ▼ sélection Dépenses facturables.
  4. Sélectionnez Bénéficiaire dans Fournisseur liste déroulante ▼.
  5. Cliquez sur Créer.
  6. L'opération est enregistrée dans l'historique et passe de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Ajouter des pièces jointes à des opérations bancaires

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une pièce jointe, telle qu'une image ou un reçu de vente, à une opération bancaire.

Vous ne pouvez pas enregistrer une pièce jointe seule. Elle doit obligatoirement être associée à une opération pour pouvoir être importée dans le compte. Une opération ne peut avoir qu'une seule pièce jointe, et cette dernière ne s'enregistre que lorsque l'opération est ajoutée à QuickBooks.

Vous ne pouvez pas joindre de fichier à une opération créée dans QuickBooks à des fins de rapprochement. Vous devez ajouter la pièce jointe à partir de l'onglet À valider.

  1. Dans le menu Banque, sélectionnez Banque.
  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.
  3. Cliquez sur Ajouter une pièce jointe et sélectionnez la pièce jointe à ajouter dans la fenêtre de téléchargement de fichier. Le nom du fichier s'affiche à côté de Pièce jointe. Si vous avez joint le mauvais fichier, cliquez sur la croix en regard du nom du fichier pour le supprimer.
  4. Cliquez sur Créer.

L'opération et sa pièce jointe sont enregistrées dans le registre et déplacées du Dans l'onglet Visualiser, cliquez sur l'onglet Dans QuickBooks.

Valider les opérations

Après avoir catégorisé une opération, vous la validez dans QuickBooks pour l'ajouter à votre historique bancaire et la faire figurer dans la comptabilité de votre entreprise.

Cette étape est importante, car les opérations qui n'ont pas été validées ne peuvent faire l'objet d'aucun suivi ni d'aucun rapport.

Valider une seule opération

Pour valider une opération bancaire importée :

  1. Dans le menu Banque, sélectionnez Banque.
  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.La colonne Infos bancaires indique le type d'opération.
  3. Assurez-vous que le bénéficiaire, la catégorie, la classe et le site que vous avez définis pour l'opération sont exacts.
  4. Cliquez sur Créer.

L'opération est ajoutée à l'historique et passe de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Valider plusieurs opérations à la fois

Vous pouvez valider et créer plusieurs opérations à la fois.

  1. Passez en revue et catégorisez plusieurs opérations, mais ne les validez pas. Vous pouvez sélectionner l'en-tête d'une colonne, par exemple  Infos bancaires, pour trier les entrées qui y sont répertoriées et regrouper les opérations similaires.
  2. Cochez la case en regard de chaque opération à valider.
  3. Dans le menu déroulant Actions groupées, sélectionnez Accepter la sélection.

Toutes les opérations sélectionnées s'ajoutent à l'historique et passent de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Modifier des opérations

Si besoin, vous pouvez modifier une opération importée, qu'elle ait été validée ou non, notamment en changeant sa catégorie.

Vous pouvez également annuler une opération validée, voire l'exclure de vos comptes.

Consultez l'article Comment exclure des opérations bancaires ou téléchargées en double ? pour savoir comment exclure des opérations de vos comptes.

Modifier la catégorie d'une opération

If a downloaded transaction has been assigned to the wrong category, you can change the assignment or category for the transaction.

Vous pouvez uniquement modifier la catégorie à partir de l'onglet À valider ou depuis l'opération QuickBooks correspondante. Vous ne pouvez pas modifier la catégorie à partir de l'onglet Dans QuickBooks.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet À valider.
  2. Recherchez l'opération et cliquez dessus pour l'ouvrir.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Catégorie et sélectionnez la nouvelle catégorie dans la liste.
  4. Cliquez sur Créer pour accepter la nouvelle catégorie et créer l'opération dans QuickBooks.
  5. L'opération est ajoutée à l'historique et passe de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.6

Annuler une opération validée

Si vous avez ajouté ou accepté une ou plusieurs opérations par erreur, vous pouvez annuler cette action.

  1. Sur le Banque , sélectionnez Banque .
  2. Recherchez l'opération.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez Annuler.Pour annuler plusieurs opérations à la fois, vous pouvez cocher les cases pour toutes les opérations et cliquer sur Annuler la sélection dans le menu déroulant Actions groupées.

L'opération passe de l'onglet Dans QuickBooks à l'onglet À valider. Vous pouvez alors la sélectionner et la rattacher à un compte à partir du menu déroulant dans le champ Catégorie.

Paramètres des infos bancaires

QuickBooks importe automatiquement les infos bancaires et les ajoute aux opérations. Les paramètres suivants sont activés par défaut :

  • Copier les infos bancaires dans le mémo : les infos bancaires sont copiées dans le champ Mémo de l'opération importée.
  • Afficher les infos bancaires : QuickBooks affiche les infos bancaires importées depuis la banque et qui diffèrent légèrement des informations figurant sur votre relevé de compte.

Si besoin, vous pouvez désactiver ces paramètres si, par exemple, vous ne souhaitez pas que les infos bancaires s'affichent dans le champ Mémo.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet À valider.
  2. Sélectionner Paramètres ⚙️ au-dessus de la Action .
  3. Décochez les cases de votre choix dans la section Détails de l'opération pour désactiver les paramètres de la liste.

Cette action supprimera l'affichage des infos sur vos opérations.

Modifier la catégorie d'une opération importée définie comme Virement interne

Si QuickBooks a automatiquement catégorisé une dépense importée dans un fichier .ofx provenant de votre banque dans Virement interne, vous pouvez modifier le type d'opération depuis la page Banque.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet À valider.
  2. Recherchez l'opération et cliquez dessus pour l'ouvrir.
  3. Cliquez sur le bouton Créer l'opération correspondante ou Trouver une correspondance pour décocher la catégorie Virement interne.
  4. Sélectionnez une autre catégorie pour l'opération et cliquez sur Créer, ou rapprochez l'opération et cliquez sur Enregistrer.

La modification est appliquée au type d'opération.

Autres informations sur la gestion des opérations

Si vous voulez en savoir plus sur la gestion des opérations importées depuis votre banque ou établissement financier, consultez les articles suivants :

Comment ajouter et rapprocher les opérations bancaires téléchargées

Comment annuler le rapprochement et supprimer des opérations téléchargées ?

Comment exclure des dépenses des opérations bancaires importées ?