Après avoir téléchargé des opérations depuis votre établissement financier, vous pouvez les attribuer et les catégoriser.

QuickBooks analyse les informations fournies par la banque et suggère plusieurs façons d'accepter l'opération.

Réviser les opérations téléchargées

Comme vous vérifiez les opérations téléchargées, vous pouvez attribuer un bénéficiaire, catégorie, classe ou site à chaque opération au besoin.

Pour valider une opération téléchargée :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque, puis sur Banque.

  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.

    La colonne Description indique le type d'opération.

  3. Sélectionnez le nom d'un client ou d'un fournisseur dans le menu déroulant Client ou Fournisseur pour attribuer un bénéficiaire à l'opération.

    Le cas échéant, QuickBooks affiche le nom du client, du fournisseur ou de l'employé correspondant. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter pour entrer un nouveau bénéficiaire.


    Si vous ne sélectionnez ni n'ajoutez aucun nom, aucun bénéficiaire ne s'affichera pour l'opération lorsque vous l'ajouterez à votre historique.

  4. Vérifiez que la sélection dans le champ Catégorie est correcte ou sélectionnez une catégorie plus précise pour les écritures répertoriées comme Revenu sans catégorie ou Dépense sans catégorie.

    Vous pouvez créer d'autres catégories (à partir de votre plan comptable) si nécessaire.

  5. Sélectionnez une classe ou un site parmi les options disponibles.

    Ces champs ne s'affichent que si vous avez configuré le suivi par classe ou par site dans les paramètres de votre entreprise.

Lorsque vous êtes satisfait des informations de l’opération, vous pouvez ajouter l’opération à QuickBooks.

Attribuer un bénéficiaire, catégorie, classe ou site avec plusieurs opérations en même temps

Pour plus d’efficacité, vous pouvez attribuer une les mêmes informations comptables, comme bénéficiaire, catégorie, classe ou site, à plusieurs opérations en même temps.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet À valider.

  2. Cochez la case pour chaque opération à laquelle attribuer le même bénéficiaire, catégorie, classe ou site.

    Pour sélectionner plusieurs lignes à la fois, cochez la première ligne, puis appuyez sur la touche Maj tout en cochant la dernière ligne.

  3. Dans le menu déroulant Actions groupées, sélectionnez Modifier la sélection.

  4. Dans l'écran Modifier la sélection, vous pouvez attribuer un bénéficiaire, une catégorie, une classe et un site à toutes les opérations sélectionnées.

  5. Les champs Classe et Site s'affichent uniquement si vous avez activé le suivi par classe ou par site via Compte et paramètres (ou Paramètres de l'entreprise), dans l'onglet Options avancées.

  6. Cliquez sur Appliquer.

Les informations que vous avez spécifié sont appliquées à toutes les opérations sélectionnées.

Attribuer plusieurs catégories à une seule opération (répartition) :

Vous souhaitez peut-être répartir une opération, soit un dépôt ou un achat comptant, entre différentes catégories.

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque, puis sur Banque.

  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.

  3. Cliquez sur le bouton Répartir pour ouvrir la fenêtre Répartir l'opération.

  4. Pour chaque catégorie sélectionnée, entrez un montant jusqu'à ce que le montant total dans QuickBooks corresponde à l'opération téléchargée.

    Vous pouvez cliquer sur Ajouter des lignes pour ajouter des catégories, sur Restaurer pour recommencer depuis le début, ou sur la poubelle pour supprimer une ligne, au besoin.

  5. Sélectionnez Enregistrer et ajouter.

L'opération est attribuée à toutes les catégories spécifiées, puis enregistrée dans votre historique. Elle passe ensuite de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Attribuer un client facturable à une opération

Pour assigner un client facturable à une opération, vous devez tout d’abord activer l’option dépenses facturables et puis de leur attribuer le client.

Pour activer l’option dépenses facturables :

  1. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans la barre d'outils.

  2. Sous Votre entreprise, sélectionnez Compte et paramètres (ou Paramètres de l'entreprise).

  3. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses.

  4. Dans la section Factures et dépenses, cliquez sur le crayon pour ouvrir les champs à modifier.

  5. Assurez-vous que les options suivantes sont activées :
    • Afficher le tableau Articles sur les documents d'achat
    • Effectuer le suivi des dépenses et des articles par client
    • Autoriser la facturation des dépenses et articles
  6. (Facultatif) Sélectionnez le majorer avec un taux par défaut case à cocher pour activer le balisage et entrez un taux.
  7. (Facultatif) Sélectionnez le faire le suivi des dépenses facturables et les articles comme un revenu option permettant d’utiliser un ou plusieurs comptes de produits pour faire le suivi des dépenses facturables.
    Vous pouvez préciser si vous voulez faire le suivi de ces dépenses dans un unique compte ou en plusieurs comptes.
    Lorsque vous sélectionnez cette option et choisissez un unique compte, par défaut, effectuez le suivi des dépenses facturables dans les revenus de dépenses facturablescompte, mais vous pouvez changer ce paramètre sur le avancéonglet, sous plan comptable
  8. Cliquez sur Enregistrer.

  9. Cliquez sur Terminer.

Une fois ce paramètre est activé, vous pouvez attribuer un client facturable à une opération.

Attribuer un client facturable à une opération :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque, puis sur Banque.

  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.

  3. Cochez la case Facturable.

  4. Sélectionnez le client approprié dans la liste déroulante correspondante.

  5. Cliquez sur Ajouter/Créer.

L'opération est enregistrée dans l'historique et passe de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Ajoutez des pièces jointes aux opérations bancaires

Vous pouvez vous pouvez également ajouter une pièce jointe, comme une image ou un reçu, à une opération bancaire.

Vous ne pouvez pas enregistrer juste une pièce jointe. Pièces jointes doivent être associées à une opération à être téléchargé dans le compte. 

Une opération ne peut avoir qu'une seule pièce jointe, et celle-ci ne s'enregistre que lorsque l'opération est ajoutée à QuickBooks.

Vous ne pouvez pas joindre de fichier à une opération ajoutée comme rapprochement.

Vous devez ajouter la pièce jointe sous l’onglet à valider.
  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque, puis sur Banque.

  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.

  3. Sélectionnez ajouter une pièce jointe , puis sélectionnez la pièce jointe à ajouter à partir du importer un fichier fenêtre.

    Le nom du fichier s'affiche à côté de Pièce jointe. Si vous avez joint le mauvais fichier, cliquez sur la croix en regard du nom du fichier pour le supprimer.

  4. Cliquez sur Ajouter/Créer.

L'opération est enregistrée dans l'historique et passe de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Accepter les opérations?

Après avoir attribué et catégorisé une opération, vous l'acceptez dans QuickBooks pour l'ajouter à votre registre bancaire et l'intégrer dans les finances de votre entreprise.

Il s'agit d'une étape importante, car les opérations qui ne sont pas acceptées ne peuvent pas être suivies ni déclarées.

Accepter une seule opération

Pour réviser et accepter une opération téléchargée :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque, puis sur Banque.

  2. Dans l'onglet À valider, cliquez sur une opération pour l'ouvrir.

    La colonne Description indique le type d'opération.

  3. Vérifiez que le bénéficiaire, catégorie, classe et que vous avez spécifié pour l’opération de site sont exacts.
  4. Cliquez sur Ajouter/Créer.

L'opération est ajoutée à l'historique et passe de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Accepter plusieurs opérations à la fois

Vous pouvez valider et ajouter ou accepter plusieurs opérations à la fois.

  1. Révisez et catégorisez plusieurs opérations, mais ne les acceptez pas.

    Vous pouvez sélectionner l'en-tête d'une colonne, par exemple Description, pour trier les entrées qui y sont répertoriées et regrouper les opérations similaires.

  2. Cochez la case en regard de chaque opération à accepter.

  3. Dans le menu déroulant Actions groupées, sélectionnez Accepter la sélection.

Toutes les opérations sélectionnées s'ajoutent à l'historique et passent de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Modifier les opérations

Si nécessaire, vous pouvez modifier une opération, peu importe si elle est acceptée ou non acceptée, y compris les changer comment ou la catégorie il.

Vous pouvez également annuler l'acceptation d'une opération, et même l'exclure des finances de votre entreprise.

Pour en savoir plus sur l'exclusion des opérations, consultez l'article Exclure les opérations téléchargées des finances de votre entreprise ou en raison d'opérations bancaires en double.

Modifier l'attribution ou la catégorie d'une opération

Si une opération téléchargée a été attribuée à la mauvaise catégorie, vous pouvez modifier cette catégorie.

Vous pouvez uniquement modifier la catégorie à partir de l'onglet À valider ou depuis l'opération QuickBooks correspondante. Vous ne pouvez pas modifier la catégorie à partir de l'onglet Dans QuickBooks.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet À valider.

  2. Localisez l'opération et cliquez dessus pour l'ouvrir
  3. Cliquez sur le menu déroulant Catégorie et sélectionnez la nouvelle catégorie dans la liste.

  4. Cliquez sur Créer pour accepter la nouvelle catégorie et créer l'opération.

  5. L'opération est ajoutée à l'historique et passe de l'onglet À valider à l'onglet Dans QuickBooks.

Annuler une acceptation

Si vous avez ajouté ou accepté une ou plusieurs opérations par erreur, vous pouvez annuler cette action.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet Dans QuickBooks.

  2. Recherchez l'opération.

  3. Dans la colonne Action, sélectionnez Annuler.

    Pour annuler plusieurs opérations à la fois, vous pouvez cocher les cases pour toutes les opérations et cliquer sur Annuler la sélection dans le menu déroulant Actions groupées.

L'opération passe de l'onglet Dans QuickBooks à l'onglet À valider. Vous pouvez alors la sélectionner et lui attribuer un compte à partir du menu déroulant dans le champ Catégorie.

Paramètres des détails de la banque

QuickBooks télécharge automatiquement les détails de la banque et les ajoute aux opérations.

Les paramètres suivants sont activés par défaut :

  • Copier les détails de la banque dans le mémo : les détails de la banque sont copiés dans le champ Mémo de l'opération téléchargée.

  • Afficher les infos bancaires : QuickBooks affiche les infos bancaires téléchargées depuis la banque et qui diffèrent légèrement des informations figurant sur votre relevé de compte.

Si nécessaire, vous pouvez désactiver ces paramètres, si, Par exemple, vous ne voulez pas informations bancaires s’affiche dans le champ mémo.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet À valider.

  2. Cliquez sur la roue dentée au-dessus de la colonne Action.

  3. Décochez les cases de votre choix dans la section Détails de l'opération pour désactiver les paramètres de la liste.

Cette action supprimera l'affichage des infos bancaires sur vos opérations.

Modifier le type d'une opération téléchargée définie comme Virement interne

Si QuickBooks a automatiquement attribué la catégorie Virement interne à une opération de dépense téléchargée dans un fichier .ofx provenant de votre banque, vous pouvez modifier le type d'opération depuis la page Banque.

  1. Sur la page Banque, cliquez sur l'onglet À valider.

  2. Localisez l'opération et cliquez dessus pour l'ouvrir
  3. Cliquez sur le bouton Créer l'opération correspondante ou Trouver une correspondance pour décocher la catégorie Virement interne.

  4. Sélectionnez une autre catégorie pour l'opération et cliquez sur Créer, ou rapprochez l'opération et cliquez sur Enregistrer.

La modification est appliquée au type d'opération.

Informations supplémentaires pour la gestion des opérations

Si vous avez besoin de plus amples informations sur la gestion des opérations téléchargées depuis votre banque ou votre institution financière, peuvent aider aux articles suivants :
Ajout et rapprochement d'opérations bancaires téléchargées
Annuler et supprimer les opérations
Comment exclure des dépenses d’opérations bancaires téléchargées