Vous pouvez importer des opérations bancaires dans QuickBooks en utilisant un fichier Excel au format CSV (délimité par des virgules).

Format de modèles CSV

QuickBooks reconnaît les fichiers CSV de trois et de quatre colonnes.

Trois colonnes

Ce modèle comprend trois colonnes : la date, la description et le montant de l'opération.

A B C
1 Date Description Montant
2 1/1/2018 Exemple de paiement -100,00
3 1/1/2018 Exemple de dépôt 200,00

Quatre colonnes

En plus de la date et de la description, ce modèle comprend une colonne Débit et une colonne Crédit.

A B C D
1 Date Description Crédit Débit
2 1/1/2018 Exemple de paiement 100,00
3 1/1/2018 Exemple de dépôt 200,00

QuickBooks ne peut pas importer d'autres colonnes.

Après l'importation, vous pouvez entrer des détails supplémentaires, comme la catégorie et le bénéficiaire de l'opération, dans l'onglet À valider de la page Banque. Ces infos sont ajoutées automatiquement si vous avez défini des règles bancaires ou si QuickBooks reconnaît la description de vos opérations.

Les banques formatent différemment leurs fichiers CSV, il se peut donc que vous ne puissiez pas importer les fichiers de tous les établissements financiers.

Si votre banque ne prend pas en charge les fichiers CSV, mais propose les formats Quicken (QFX), QuickBooks (QBO) ou Microsoft Money (OFX), vous pouvez essayer d'importer vos données, puis d'utiliser Web Connect pour télécharger plus de 90 jours d'historique bancaire.

Formater les fichiers CSV pour l'importation

Votre fichier CSV doit être correctement formaté pour que les données soient importées dans QuickBooks. Si vous essayez de télécharger un fichier au format incorrect, vous recevrez un message d'erreur.

Voici quelques restrictions de formatage pour les fichiers CSV :

  • Les caractères spéciaux ne sont pas pris en charge :
    • N'utilisez pas de caractères comme #, % et & dans le fichier.
    • N'utilisez pas de parenthèses pour les montants négatifs (correct : -234 ; incorrect : (234)).
    • N'utilisez pas de symboles de devises (correct : 234 ; incorrect : 234 $).
    • N'utilisez pas de séparateurs de milliers (correct : 2111 ; incorrect : 2 111).

  • Supprimez les zéros (0) du fichier et laissez ces cellules vides.
  • Corrigez les opérations dont la colonne Description contient un montant.
  • Supprimez le mot « montant » s'il apparaît dans le nom des colonnes Débit ou Crédit (ne pas écrire : Montant du crédit et Montant du débit).
  • Les utilisateurs de Mac doivent enregistrer leur fichier au format CSV Windows.
  • Corrigez et uniformisez le format de date (par exemple, jj/mm/aaaa).
  • Certaines banques ajoutent le jour de la semaine dans la colonne Date (par exemple, MAR 20/11/2018), or ce format n'est pas pris en charge. Pour que QuickBooks reconnaisse la date, déplacez le jour de la semaine dans une colonne séparée :
    1. Sélectionnez la colonne qui contient la date.
    2. Dans Données, cliquez sur Convertir.
    3. Suivez les instructions de l'assistant de conversion et sélectionnez les options suivantes :
      • Type de données d'origine : Délimité
      • Séparateurs : Espace
      • Format des données en colonne : Standard
    4. Cliquez sur Terminer.

Fichiers CSV pour les comptes de carte de paiement

Les opérations de carte de paiement sont parfois inversées dans les fichiers CSV. Par exemple, les dépôts peuvent apparaître sous forme de montants négatifs parce que votre solde est réduit lorsque vous utilisez votre carte de paiement.

Assurez-vous de sélectionner un compte de carte de paiement (et non un compte bancaire) dans QuickBooks pour que vos opérations de carte de paiement soient enregistrées correctement.

Importer des opérations depuis un fichier CSV

Pour importer des opérations depuis un fichier CSV :

  1. Dans le menu Banque, sélectionnez Banque.
  2. Sélectionnez Importer un fichier. Si vous n'avez jamais connecté de compte, vous pouvez cliquer sur Importer les opérations manuellement. Vous pouvez également lancer l'importation à partir de la page Importer des données (cliquez sur la roue dentée, puis sur Importer des données sous Outils, et sélectionnez Données bancaires).
  3. Cliquez sur Parcourir et choisissez le fichier importé depuis le site de votre banque. Si vous n'avez pas encore téléchargé votre fichier CSV, suivez les instructions de la fenêtre Télécharger le fichier, puis sélectionnez le fichier que vous avez téléchargé.
  4. Cliquez sur Suivant.
  5. Dans la liste déroulante Compte QuickBooks, sélectionnez un compte bancaire ou de carte de paiement, puis cliquez sur Suivant.
  6. Mappez les champs du relevé selon le format de votre fichier CSV, puis cliquez sur Suivant.
  7. Cochez les cases en regard des opérations que vous voulez importer, puis cliquez sur Suivant.
  8. À l'invite, confirmez l'importation en cliquant sur Oui.
  9. Cliquez sur C'est parti ! dans l'écran Importation terminée.

Une fois l'importation terminée, vous êtes redirigé vers la page Banque. Les opérations importées s'affichent alors dans l'onglet À valider. Vous pouvez les valider, les ajouter ou les rapprocher.