Vous pouvez importer vos contacts clients et fournisseurs depuis Outlook, Excel ou Gmail en quelques étapes seulement.

 

 

Ce que vous devez savoir avant d'importer vos contacts depuis Outlook, Excel ou Gmail

  • Un fichier ne peut pas dépasser 2 Mo ni contenir plus de 1 000 lignes. Si vous devez importer un fichier plus volumineux, fractionnez-le et effectuez plusieurs importations.
  • Il est impossible d'importer des comptes rattachés. Modifiez les comptes rattachés en comptes principaux avant de procéder à l'importation, puis modifiez-les à nouveau en comptes rattachés après l'importation.
  • Si le fichier a été importé de manière incorrecte ou s'il doit être réimporté, votre liste de clients ou fournisseurs ne sera pas écrasée. Pour éviter les doublons, supprimez les fournisseurs ou clients importés avant de recommencer l'importation ou modifiez chaque entrée individuellement.
  • Les données du champ Nom doivent être uniques. Les fournisseurs, clients ou employés doivent porter chacun un nom différent.
  • L'importation ne prend en charge qu'une adresse e-mail. Vous pouvez toutefois en ajouter d'autres par la suite.
  • Lors de l'importation de contacts depuis Excel (y compris les fichiers Excel qui ont été exportés depuis Outlook et d'autres outils), assurez-vous que :
    • Les en-têtes des colonnes sont dans la première ligne.
    • Vos contacts figurent sur la Feuille1 du classeur.
    • Votre feuille de calcul ne contient ni formule, ni diagramme ni ligne vide.
    • Votre feuille de calcul ne contient pas d'erreurs (comme #RÉF!, #NOM?, #N/A ou #VALEUR!).
    • Les noms ne contiennent pas de deux-points (:) ni de guillemets (").

Exporter des contacts depuis Outlook

  1. Cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir et exporter et Importer/Exporter.
  2. Dans l'Assistant Importation et exportation, sélectionnez Exporter des données vers un fichier et choisissez le type Valeurs séparées par une virgule.
  3. Sélectionnez le dossier dans lequel vous conservez les coordonnées de vos clients et suivez les instructions à l'écran pour enregistrer le fichier d'exportation. Prenez note de l'emplacement où le fichier est enregistré.

Exporter des contacts depuis Gmail

Deux options s'offrent à vous pour exporter des contacts depuis Gmail.

Note : Lorsque vous vous connectez à Gmail, tous vos contacts ne s'ajoutent pas automatiquement comme fournisseurs ou clients. Vous devez sélectionner les contacts à ajouter comme fournisseurs ou clients.

 

Option 1 : Associer les contacts Gmail

  1. Cliquez sur Créer (+) dans la barre d'outils.

  2. Sous Clients, sélectionnez Facture.

  3. Cliquez sur le menu déroulant Choisissez/tapez un client, puis sur Ajouter.
  4. Au bas de ce menu, cliquez sur l'option Connecter votre compte Gmail.
  5. Sélectionnez Autoriser.
Note : Si vous déconnectez votre compte Gmail, vous perdez l'accès à vos contacts Gmail dans QuickBooks (et n'avez dès lors plus la possibilité de les ajouter comme fournisseurs ou clients), mais pas les contacts qui ont déjà été ajoutés comme clients ou fournisseurs dans QuickBooks.

 

Option 2 : Exporter les contacts Gmail vers un fichier

Pour créer un fichier d'exportation :

  1. Connectez-vous à Gmail.
  2. Cliquez sur Gmail dans le coin supérieur gauche de la page Gmail, puis sélectionnez Contacts.
  3. Dans le menu déroulant Plus, sélectionnez Exporter.
  4. Déterminez si vous souhaitez exporter tous vos contacts ou uniquement certains d'entre eux.
  5. Sélectionnez le format CSV Outlook, puis Exporter.
  6. Sélectionnez Enregistrer sur le disque, puis OK.
  7. Choisissez l'emplacement où enregistrer votre fichier, puis cliquez sur OK.

 

Créer un fichier Excel pour l'importation

Si vous souhaitez créer votre propre feuille de calcul pour l'importation, procédez comme suit :

  1. Créez une feuille de calcul Excel.
  2. Assurez-vous que les en-têtes de vos colonnes (1ère ligne de la feuille de calcul Excel) soient identiques à ceux indiqués sous les lettres majuscules ci-dessous. Veillez également à ce qu'il n'y ait aucune cellule ou autres en-têtes vides dans la partie supérieure de la feuille de calcul. Vérifiez aussi que vous utilisez bien la Feuille1.
  3. Remplissez votre feuille de calcul avec les coordonnées de vos contacts. Vous n'avez pas besoin de fournir les informations dont vous ne disposez pas. Notez que l'adresse importée correspond à l'adresse de facturation dans QuickBooks.
  4. Enregistrez la feuille de calcul Excel au format .xls ou .xlsx et notez son emplacement.
A B C D E F G H I J K L M N O
Nom complet Entreprise Adresse e-mail Téléphone Mobile Fax Site Web Rue Ville État Code
postal
Pays Solde d'ouverture Date Numéro de revente

Vérifier le fichier exporté

Avant d'importer vos contacts, vérifiez les infos et assurez-vous que tout est en ordre. Si une erreur se produit lors de l'exportation, la correction ou la suppression manuelles des contacts importés peut prendre du temps.

  1. Ouvrez et vérifiez le fichier CSV que vous venez d'enregistrer.
  2. Assurez-vous que les en-têtes de vos colonnes (1ère ligne de la feuille de calcul Excel) soient identiques à ceux indiqués sous les lettres majuscules ci-dessous, dans le même ordre. Veillez également à ce qu'il n'y ait aucune cellule ou autres en-têtes vides dans la partie supérieure de la feuille de calcul. Vérifiez aussi que vous utilisez bien la Feuille1.
  3. Vérifiez la feuille de calcul et renseignez toutes les infos manquantes ou corrigez les éventuelles erreurs. En cas de problème majeur, recommencez l'exportation. N'oubliez pas que l'adresse importée correspond à l'adresse de facturation du contact dans QuickBooks.
  4. Enregistrez la feuille de calcul Excel au format .xls ou .xlsx et notez l'emplacement où vous l'avez enregistré. Veillez à ce que le fichier ne dépasse pas 2 Mo ou 1 000 lignes. Si le fichier d'importation est plus volumineux, vous devrez le fractionner.
Note : Pour en savoir plus sur les restrictions et la description des champs relatifs aux contacts, consultez l'article Quels types de données peuvent être importés depuis Excel ?

Importer vos contacts

Connectez-vous à votre entreprise QuickBooks et terminez l'importation.

  1. Sous Clients, sélectionnez Facture.

    .
  2. Sous Outils, sélectionnez Importer des données.

  3. Dans la liste, sélectionnez Clients (ou Fournisseurs), selon le type de contacts à importer.
  4. Cliquez sur le bouton Parcourir.
  5. Localisez et sélectionnez le fichier Excel, puis cliquez sur Ouvrir. Sélectionnez ensuite Suivant pour continuer.
  6. Mappez vos données, puis cliquez sur Suivant.
  7. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Importer.

Vous devez importer d'autres types de données ?

Pour savoir comment procéder, consultez les articles suivants :

Vous savez désormais comment importer vos contacts.