Si vous effectuez un paiement par carte, enregistrez-le pour en garder la trace. Cela garantira l'exactitude de vos rapports financiers. Dans cet article, vous découvrirez les différents moyens d'enregistrer des paiements par carte dans QuickBooks.

Créer un virement

Pour enregistrer un paiement par carte, vous pouvez créer un virement interne :

  1. Cliquez sur Créer (+).
  2. Sous Autre, sélectionnez Virement interne.
  3. Dans la liste déroulante Transférer des fonds depuis, choisissez le compte bancaire d'où le paiement a été émis.
  4. Dans la liste déroulante Transférer des fonds sur, sélectionnez le compte de destination du paiement.
  5. Dans la zone Montant du virement interne, entrez le montant du paiement.
  6. Modifiez la date (facultatif).
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer un paiement après rapprochement avec votre carte de paiement

Voici comment enregistrer un paiement après avoir procédé au rapprochement de votre carte :

  1. Allez à Paramètres ⚙️.
  2. Sous Outils, sélectionnez Rapprocher.
  3. Choisissez le compte de carte de paiement.
  4. Renseignez la zone Rapprochez vos opérations.
  5. Dans l'écran Rapprochement, cochez la case en face des opérations correspondant à celles figurant sur votre relevé de compte bancaire. Une fois rapprochées, ces opérations disparaîtront de la liste.
  6. Créez les opérations figurant sur votre relevé mais n'existant pas encore dans QuickBooks, et corrigez toutes les erreurs, le cas échéant.
  7. Une fois la différence égale à zéro, cliquez sur Terminé.
  8. Décidez de quelle manière vous souhaitez enregistrer votre paiement.
  • Payer une partie ou l'intégralité de la facture maintenant : choisissez cette option pour accéder à l'écran Chèque comportant la liste des montants totaux. Dans le cas d'un paiement partiel, entrez le montant que vous avez effectivement payé.
  • Entrer une facture à payer plus tard : choisissez cette option pour accéder à l'écran Factures fournisseurs comportant la liste des montants totaux. En cas de paiement partiel, remplacez le montant total par celui que vous avez l'intention de payer. Si vous vous demandez quoi faire, vous pouvez laisser le montant total et le modifier plus tard. Cette option a pour effet de transférer le solde du compte de carte de paiement vers le compte Fournisseurs.
  • Terminé: cliquez sur Terminé si vous ne souhaitez pas enregistrer le paiement par carte ou la facture fournisseur au moment du rapprochement (ou si vous l'avez déjà fait).
Note : Pour les entreprises avec comptabilité de trésorerie, il se peut que les factures fournisseurs et paiements de factures par carte apparaissent sous forme de paiements comptant non appliqués dans le compte de résultat.

Utiliser l'importation des opérations bancaires

Si le compte utilisé pour effectuer le paiement par carte et celui attaché à la carte de paiement sont tous les deux connectés, le moyen le plus simple de créer l'opération est d'effectuer un virement à partir de l'un de ces comptes et de rapprocher cette opération avec celle de l'autre compte.

  1. Dans le menu Banque, sélectionnez Banque.
  2. Sélectionnez l'un des comptes bancaires sous Banque.
  3. Sélectionnez l'opération associée à la carte de paiement.
  4. Sous le bouton Ajouter, sélectionnez Transfert dans le menu déroulant.
  5. Sélectionnez le compte auquel vous voulez envoyer l'opération. Si, par exemple, vous modifiez le virement sur le compte associé à votre carte de paiement, choisissez le compte d'où le paiement a été émis.
  6. Sélectionner Ajouter
  7. Sélectionnez le nouveau compte pour voir les détails de l'opération.
  8. Sélectionnez l'onglet Reconnues et recherchez l'opération.
  9. Sélectionnez Ajouter dans la colonne Action.

Vous connaissez maintenant les différentes façons d'enregistrer un paiement par carte.