Si le solde qui s'affiche dans votre compte QuickBooks ne correspond pas à votre solde bancaire, rassurez-vous : cela peut s'expliquer par différents facteurs. Il vous suffit de vérifier la raison de cet écart, puis de corriger l'erreur en conséquence.

Les écarts de solde peuvent provenir de différentes raisons :

  • Opérations en cours
  • Nouvelles opérations pour un compte connecté
  • Opérations en double
  • Opérations annulées ou modifiées
  • Compte de carte de paiement (passif)

Vous trouverez dans les sections suivantes des informations concernant chacune des raisons pouvant expliquer votre écart de solde.

Opérations en cours

Si vous entrez un chèque ou un dépôt dans QuickBooks, le montant est déduit de (ou ajouté à) l'historique de votre compte QuickBooks. Si l'opération en question n'a pas encore été traitée ou comptabilisée par votre banque, votre solde QuickBooks sera différent de votre solde bancaire réel.

Par exemple :

  • Votre solde bancaire est de 1 000 €, avec un chèque en cours (pas encore débité) de 100 €.
    Dans QuickBooks, ce chèque a déjà été porté au débit de votre compte, comme s'il avait déjà été traité par votre banque. Votre solde QuickBooks est donc de 1 000 € - 100 € = 900 €.
    Votre solde bancaire, quant à lui, restera de 1 000 € tant que le chèque en cours ne sera pas débité.
  • Votre solde bancaire est de 1 000 €, avec un dépôt en cours (par encore comptabilisé) de 100 €.
    Dans QuickBooks, le dépôt a déjà été porté au crédit de votre compte, comme s'il avait déjà été traité par votre banque. Votre solde QuickBooks est donc de 1 000 € + 100 € = 1 100 €.
    Votre solde bancaire, quant à lui, restera de 1 000 € tant que l'argent ne sera pas réellement déposé sur votre compte.

Action ou correction recommandée

Pour trouver les opérations susceptibles d'être à l'origine d'un écart de solde, vous pouvez activer le tri par date, afin de comparer les dernières opérations avec celles de votre compte bancaire.

So vous procédez à votre rapprochement bancaire de façon régulière, vous pouvez également trier vos opérations par État de rapprochement. Cela vous permet d'identifier les opérations non rapprochées ou compensées, et de les comparer avec celles de votre compte bancaires.

Nouvelles opérations pour un compte connecté

Si vous avez connecté QuickBooks à votre banque, il se peut que les opérations qui s'affichent dans l'onglet À valider soient à l'origine de l'écart de solde.

Ces opérations ont été importées, mais pas encore créées, dans QuickBooks,. 

Le solde dans QuickBooks ne prend en compte que les opérations enregistrées dans l'historique.

Action ou correction recommandée

Ajouter et rapprocher les opérations bancaires importées devrait faire en sorte que le solde de votre registre bancaire QuickBooks correspond à votre solde bancaire réel.

Opérations en double

Si, pour rapprocher une opération bancaire, vous créez l'opération correspondante dans QuickBooks alors qu'elle y existe déjà, cela a pour effet de créer une opération en double et, par conséquent, de créer un écart de solde.

Action ou correction recommandée

Pour retrouver et supprimer facilement des opérations en double, personnalisez votre compte en activant le tri par montant (au lieu du tri par date). Vous pourrez ainsi facilement comparer les opérations d'un montant identique et identifer les éventuels doublons.

Vous pouvez également annuler les opérations que vous avez validées par erreur, créer les opérations correspondantes dans QuickBooks et les rapprocher de nouveau.

Pour savoir comment faire, consultez l'article Créer et rapprocher des oprérations bancaires dans QuickBooks.

Opérations annulées ou modifiées

Si vous modifiez ou annulez des opérations déjà enregistrées dans QuickBooks, cela peut entraîner des écarts entre votre solde bancaire et votre solde QuickBooks.

Action ou correction recommandée

Bien qu'il ne soit pas possible dans QuickBooks de réactiver des opérations annulées, vous pouvez consulter votre journal d'audit pour vérifier les opérations que vous avez modifiées ou annulées et voir si elles ne sont pas à l'origine d'un écart de solde.

Compte de carte de paiement (passif)

Les comptes de carte de paiement (ou de passif) ont sur votre compte QuickBooks l'effet inverse de celui d'un compte en banque (ou d'actif). La colonne Solde bancaire de ces comptes est normalement négative.

Action ou correction recommandée

Vérifiez que la colonne Soldede votre compte QuickBooks affiche une valeur correcte (montant positif). Si le montant de la colonne Solde est toujours négatif, reportez-vous à la procédure indiquée dans l'article Enregistrement d'un paiement par carte de paiement pour résoudre ce problème de solde lié à votre compte de carte de paiement.

Vous avez toujours des problèmes ?

Si, après tout cela, vous avez toujours un écart de solde, ces articles pourront peut-être vous aider.