Cet article explique comment programmer des opérations récurrentes créées à l'aide d'un modèle dans QuickBooks Essentials ou Plus.

Vous pouvez décider de la date d'exécution de vos opérations récurrentes créées à partir de modèles. Lisez la suite pour en savoir plus.

Renseigner le champ Créer _ jours à l'avance

L'option Créer _ jours à l'avance des modèles récurrents programmés est particulièrement utile. En effet, elle vous offre une meilleure visibilité sur votre futur flux de trésorerie et vous permet d'envoyer des relances à vos clients avant la date de l'opération. Vous pouvez renseigner ce champ lorsque vous programmez une opération récurrente.

Vous pouvez créer des opérations (à partir des modèles récurrents programmés) un certain nombre de jours avant la date réelle de l'opération.

  • Les valeurs des champs Date précédente et Date suivante qui apparaissent dans la liste des opérations récurrentes et dans les rapports dépendent de la date de l'opération et non de sa date de création.
  • Vous pouvez également programmer un modèle récurrent de type Rappel. Cette option envoie un rappel sur votre page d'accueil. Vous pouvez alors consulter les modèles, choisir celui que vous souhaitez utiliser et le modifier au préalable.

Par exemple, si vos opérations sont configurées pour le 15 de chaque mois, mais que vous souhaitez envoyer une relance à vos clients 10 jours auparavant, entrez « 10 » dans le champ Rappel _ jours avant la date de l'opération. QuickBooks créera les opérations le 5 du mois. Le 5 du mois, vous pouvez imprimer des factures et envoyer des relances, mais la date de l'opération reste le 15 du mois.

Changer la valeur de ce champ ne modifie pas les opérations existantes. Si vous laissez le champ vide, QuickBooks crée l'opération à sa date effective.

Activer la Date de début

Les opérations récurrentes sont créées le jour prévu, généralement entre minuit et 5 h 00, selon votre fuseau horaire. En fonction du nombre d'opérations, il se peut qu'elles soient créées un peu plus tard.

Toute action planifiée le jour de la création de l'opération ou auparavant n'aura pas lieu avant la prochaine date prévue par l'échéancier.

Par exemple, si vous avez configuré le modèle de manière à ce qu'il s'exécute le premier jour de chaque mois, et que vous avez effectué cette procédure le premier jour du mois, alors le modèle commencera à s'exécuter le premier jour du mois suivant.

Utiliser un modèle récurrent existant avant la date prévue

Si vous devez utiliser un modèle récurrent existant avant la date prévue, vous pouvez choisir l'option Utiliser.

  1. Cliquez sur la roue dentée dans la barre d'outils.
  2. Sous Listes, sélectionnez Opérations récurrentes.
  3. Mettez en surbrillance le modèle que vous souhaitez utiliser.
  4. Dans le menu déroulant Action, sélectionnez Utiliser.
  5. Modifiez l'opération au besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous utilisez un modèle récurrent manuellement, cela n'empêchera pas le système de l'utiliser automatiquement en fonction de la date prévue. Si vous ne souhaitez pas que cette opération soit créée automatiquement selon l'échéancier prévu, vous devez réinitialiser l'échéancier ou supprimer l'opération en double lorsqu'elle est entrée par le système.

  1. Revenez à la liste des opérations récurrentes.
  2. Sélectionnez l'opération que vous avez utilisée manuellement.
  3. Dans le menu déroulant Action, sélectionnez Modifier.
  4. Dans le champ Type, passez de l'option Programmé à l'option Rappel (la plupart des infos de votre échéancier seront enregistrées, mais le système générera un rappel au lieu d'entrer automatiquement l'opération).
  5. Cliquez sur Enregistrer le modèle.

Lorsque vous recevez le rappel qui vous invite à entrer cette opération, supprimez-le et revenez à la liste des opérations récurrentes, puis sélectionnez à nouveau l'option Programmé.