Cet article explique comment activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks Essentials et Plus.

Utilisez cette fonctionnalité pour effectuer le suivi des heures travaillées consacrées à un projet ou à une activité et les facturer aux clients. Voici comment procéder :

Détail des heures travaillées

Lorsque vous rendez des heures travaillées facturables et que vous déterminez un taux horaire pour ces dernières, le détail s'affiche automatiquement sur les factures de votre client. C'est vous qui déterminez les détails à inclure sur votre facture. Vous pouvez ajouter les infos suivantes :

  • Le nom de l'employé
  • Le taux horaire facturé
  • Le nombre d'heures facturées : elles s'affichent sous la forme de nombres décimaux sur la facture que vous créez dans QuickBooks, mais sous la forme d'heures sur la version imprimée ou envoyée par e-mail. Par exemple, si vous facturez une heure et quinze minutes, vous verrez s'afficher 1,25 sur votre facture et 1:15 sur la version que vous envoyez à votre client.

Vous pouvez également personnaliser la facture pour afficher les éléments suivants :

  • Le texte du champ Description sur la feuille de temps
  • Le nom du service standard que vous utilisez
  • Le texte personnalisé que vous avez défini pour la facturation des heures travaillées

Consultez l'article Comment personnaliser les factures et autres documents commerciaux dans QuickBooks pour en savoir plus à ce sujet.

Note : Les utilisateurs ne peuvent effectuer le suivi des heures travaillées sur leur téléphone ou appli mobile que s'ils se connectent à QuickBooks via un navigateur.

Activer le suivi des heures travaillées

Voici comment activer le suivi des heures travaillées :

  1. Cliquez sur la roue dentée, puis sur Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez Options avancées.
  3. Dans la section Suivi des heures travaillées, cliquez sur le crayon.
  4. Activez les options de votre choix :
    • Ajouter un champ Service aux feuilles de temps ou Facturer les heures travaillées au client : Lorsque l'une de ces options est sélectionnée, les employés et les sous-traitants qui remplissent des feuilles de temps peuvent indiquer si des activités doivent être facturées au client.
    • Montrer le tarif facturé aux utilisateurs qui complètent les feuilles de temps (facultatif)
    • Menu déroulant Premier jour de la semaine de travail : L'option choisie détermine l'affichage des feuilles de temps hebdomadaires pour les employés et sous-traitants.
  5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.

Ajouter un utilisateur Suivi des heures travaillées

Voici comment ajouter un utilisateur Suivi des heures travaillées :

  1. Cliquez sur la roue dentée, puis sur Gérer les utilisateurs.
  2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  3. Sélectionnez Suivi des heures travaillées uniquement.
  4. Cliquez sur Suivant.
  5. Sélectionnez l'employé ou le fournisseur à ajouter, cliquez sur Suivant, puis entrez ses coordonnées.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez ajouté l'utilisateur, ce dernier peut entrer ses heures travaillées dans une feuille de temps :

Note : Vous ne pouvez pas modifier les droits d'accès d'un utilisateur Suivi des heures travaillées uniquement. Si vous devez modifier les droits d'accès d'un utilisateur Suivi des heures travaillées uniquement, supprimez-le, puis rajoutez-le en sélectionnant le nouveau type d'utilisateur.

Rendre les heures travaillées facturables

Une fois que vous avez configuré le suivi des heures travaillées, vous pouvez rendre ces dernières facturables.

  1. Cliquez sur l'icône Créer, puis sélectionnez Heures travaillées ou Feuille de temps hebdo.
  2. Entrez les détails nécessaires.
  3. Cochez la case Facturable.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Toujours facturer les heures travaillées

  1. Accédez à la page Employés.
  2. Sélectionnez l'employé de votre choix, puis cliquez sur Modifier.
  3. Cochez la case Facturable par défaut.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Accéder aux rapports Suivi des heures travaillées

  1. Accédez à la page Rapports.
  2. Dans le champ Rechercher un rapport par nom, entrez l'un des noms de rapports suivants : Heures travaillées récentes/modifiées, Détail des heures travaillées par client, Détail des heures travaillées par employé ou Heures travaillées non facturées.