Cet article explique comment configurer et utiliser les devis dans QuickBooks.

Vous souhaitez ajouter un devis à une facture ? Nous expliquons comment ils fonctionnent et comment l'appliquer à une facture.

Quand utiliser un devis ?

Vous devez créer un devis lorsque vous voulez faire une offre à votre client. Un devis est un document semblable à une facture, mais sa fonction est différente : il vous permet de donner une estimation du prix à votre client pour le service ou le travail que vous effectuez.

Lorsque vous souhaitez établir votre facture une fois le travail ou le service effectué, vous pouvez réutiliser les infos indiquées sur le devis, ce qui vous évite de les entrer à nouveau.

Créer un devis

  1. Cliquez sur Créer (+).
  2. Sous Clients, sélectionnez Devis.
  3. Sélectionnez un client. Sélectionnez un état dans le menu déroulant situé sous le nom du client (facultatif).
  4. Vérifiez la  date du devis et entrez la date d'expiration (facultatif).
  5. Entrez le Produit / service ,Description ,Qté ,Taux ,Montant ,TVA ,Message (facultatif), et Remise (facultatif).
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un devis à une facture

Bien que le devis ressemble beaucoup à une facture et que vous puissiez l'imprimer ou l'envoyer par e-mail, il ne s'agit pas encore d'une véritable opération. Les imputations d'un devis n'apparaissent dans le Centre clients ou dans un compte de vente que lorsque vous ajoutez ce devis à une facture et que vous l'enregistrez.

Pour ajouter le devis à une nouvelle facture, commencez d'abord par le rechercher. Ensuite, ajoutez-le à la facture. Note : Seuls les devis dont l'état est En attente ou Accepté peuvent être convertis en facture.

  1. Sélectionnez Ventes, puis Clients.
  2. Dans le Barre d'argent (plusieurs barres colorées), sélectionnez Devis.
  3. Recherchez un devis à convertir en facture.
  4. Dans la colonne Action, cliquez sur Lancer la facture.
  5. Cliquez sur Ajouter dans la case de chaque devis que vous souhaitez transformer en facture.
  6. Vérifiez les infos provenant du devis et modifiez-les si nécessaire.
  7. Enregistrez votre facture.

Je ne parviens pas à ajouter mon devis à une facture. Impossible d'ajouter mon devis à une facture

Il se peut que vous ne puissiez pas ajouter le devis à une facture pour deux raisons:

Première raison possible : le client que vous avez sélectionné ne correspond pas à celui que vous aviez choisi lors de la création de la facture.

Accédez à la liste des devis.

  1. Accédez à la page Rapports.
  2. Dans la zone de recherche, entrez Devis par client.
  3. Modifiez les options Période couverte et Regrouper par, et cliquez sur Exécuter le rapport.
  4. Lorsque vous trouvez le devis en question, vérifiez si le nom du client est le même que celui que vous avez choisi lorsque vous tentez de créer une facture.
  5. Si le nom du client figurant sur le devis ne s'affiche pas correctement, sélectionnez-le et modifiez le nom du client.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Si le nom apparaissant sur le devis est correct lorsque vous tentez de créer la facture, parcourez la deuxième explication ci-dessous.

Deuxième raison possible: Sur le devis, il se peut que la section État ne contienne pas le statut approprié.

  1. Localisez le devis créé précédemment.
  2. Dans le coin supérieur gauche du devis, assurez-vous que le champ État du devis est défini en fonction de votre paramètre de copie ( Accepté ou En attente).
  3. Si vous modifiez l'état, sélectionnez

Ajouter un devis à plusieurs factures

Les devis de QuickBooks ne sont pas conçus pour être ajoutés à plusieurs factures. Toutefois, nous avons une solution qui pourrait vous être utile. Voici comment procéder :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes, puis sur Opérations clients.
  2. Trouvez le devis et sélectionnez-le.
  3. Faites passer l'état du devis de Fermé à Accepté. Sous Action, cliquez sur le menu déroulant ▼ et sélectionnez Mettre à jour.
    • Dans l'écran Devis, cliquez sur l'état sous le champ Client.
    • Sélectionnez Accepté dans le menu déroulant État du devis.
    • Lorsque vous voyez apparaître le message « L'opération que vous êtes en train de modifier est associée à d'autres opérations. Voulez-vous vraiment la modifier ? », cliquez sur Oui. Vous déconnecterez ainsi le lien vers la facture sur laquelle ce devis a été inclus. La facture restera intacte, mais le lien avec le devis disparaîtra.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  4. Ajoutez le devis à une nouvelle facture.

Afficher l'état d'un devis

Pour voir l'état de votre devis et s'il a été appliqué à une facture, utilisez le Devis Par client .

  1. Accédez à la page Rapports.
  2. Dans la zone de recherche, entrez Devis par client.
  3. Sélectionnez la période couverte et cliquez sur Exécuter le rapport. (Note: Pour personnaliser davantage le rapport, sélectionnez Personnaliser.)

Ce rapport vous fournira le nom du client, le numéro du devis, son état, ainsi qu'un numéro de facture, le cas échéant.

Supprimer un devis

  1. Sélectionnez Ventes, puis Clients.
  2. Sélectionnez Devis dans la barre récapitulative.
  3. Dans le En cours Devis sélectionnez le ou les devis pour y accéder.
  4. Sélectionnez le devis pour l'afficher à l'écran.
  5. Cliquez sur Plus, puis sur Supprimer.
  6. Lorsque le message Voulez-vous vraiment supprimer ? s'affiche, cliquez sur Oui.