Cet article explique comment utiliser l'onglet Projets pour suivre les revenus, les dépenses et la rentabilité par projet. Cette fonctionnalité est disponible dans QuickBooks Plus et Expert-Comptable.

La fonctionnalité Projets vous aide à rester organisé et à suivre les différents aspects de vos projets. À partir du tableau de bord central, vous pouvez ajouter les revenus et dépenses liés aux projets, associer d'anciennes opérations aux nouveaux projets et exécuter des rapports relatifs aux projets. De cette façon, vous pouvez facilement gérer votre travail et en suivre la progression.

Voici comment configurer la fonctionnalité Projets. Une fois la configuration terminée, découvrez comment utiliser les outils de dépenses et de rentabilité pour calculer votre coût de revient.

Étape 1 : Activer la fonctionnalité Projets

Si ce n'est pas encore fait, activez la fonctionnalité Projets.

  1. Cliquez sur la roue dentée, puis sur Compte et paramètres.
  2. Accédez à l'onglet Options avancées.
  3. Cliquez sur la section Projets pour la développer.
  4. Cochez la case Gérer vos activités par projet.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Fermez ensuite la fenêtre Compte et paramètres.

L'onglet Projets apparaît désormais dans votre barre de navigation.

Étape 2 : Créer votre premier projet

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Projets.
  2. Cliquez sur Commencer un projet.
  3. Donnez-lui un nom facile à retenir.
  4. Sélectionnez votre client dans le menu déroulant.
  5. Ajoutez des notes ou des détails sur le projet.
  6. Ajoutez des tâches si vous le souhaitez.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Votre liste de projets s'allongera au fur et à mesure de la croissance de votre activité.

Étape 3 : Ajouter les revenus et les dépenses liés au projet

Maintenant que vous avez créé votre premier projet, ajoutez des revenus et des dépenses.

L'ajout d'opérations aux projets ne modifie pas leur catégorisation ni vos comptes. Vous les associez simplement à vos projets pour en suivre les revenus et dépenses.

  1. Ouvrez votre projet.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter au projet pour créer une opération.
  3. Sélectionnez Facture, Recevoir un paiementAchat comptantDevisHeures travaillées, Facture fournisseur ou Bon de commande.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter au projet, vous associez automatiquement de nouveaux éléments à votre projet.

Avec l'option Heures travaillées, vous pouvez enregistrer une journée de travail de l'un de vos collaborateurs. Si vous voulez ajouter des feuilles de temps hebdomadaires, vous devez effectuer quelques étapes supplémentaires. Commencez à l'étape 5 de l'article « Suivi des revenus, des dépenses et de la rentabilité par projet » pour calculer votre coût unitaire horaire. Ensuite, ajoutez vos feuilles de temps.

Vous travaillez à partir d'un devis ?

Ajoutez des devis aux projets avant de les convertir en factures pour vos clients.

Étape 4 : Ajouter des dépenses et des feuilles de temps existantes

Vous pouvez également associer des dépenses et des feuilles de temps (facturables ou non) créées en dehors de la page Projets.

Pour ajouter des dépenses existantes aux projets :

  1. Accédez à l'onglet Dépenses.
  2. Trouvez l'opération et ouvrez-la.
  3. Sélectionnez le projet dans le menu déroulant de la colonne Client/Projet. Répétez la procédure pour toutes les opérations concernées. Notez qu'il ne s'agit pas de renseigner le bénéficiaire.
  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Pour ajouter des feuilles de temps (facturables ou non) existantes :

  1. Accédez à l'onglet Ventes.
  2. Triez les opérations en cliquant sur la colonne Type.
  3. Trouvez la feuille de temps et ouvrez-la.
  4. Sélectionnez le projet dans le menu déroulant correspondant. Répétez la procédure pour toutes les heures travaillées concernées.
  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 5 : Ajouter des factures et des devis existants

Vous pouvez facilement créer de nouvelles factures pour vos projets, mais faites attention quand vous ajoutez des factures existantes.

Il est préférable de les ajouter aux projets avant qu'elles soient payées. Si vous ajoutez une facture payée à un projet, elle ne sera plus associée au paiement. Elle repassera également à l'état impayé. Pour ne pas facturer votre client deux fois par erreur, suivez les étapes pour associer à nouveau le paiement.

Nous déconseillons d'ajouter des factures associées à plusieurs opérations, dépenses facturables ou feuilles de temps. Si vous avez ajouté ce type de facture à un projet, seule la facture est ajoutée. Vous devez ajouter les autres opérations au projet, puis les associer à nouveau à la facture.

Vous pouvez ajouter des devis aux projets tant que vous ne les avez pas convertis en factures.

Étape 6 : Suivre la rentabilité

Vous verrez d'importantes infos sur les dépenses et la rentabilité (le « coût de revient ») sur les pages de chaque projet.

Désactiver la fonctionnalité Projets

Vous devez être administrateur principal pour désactiver la fonctionnalité Projets.

  1. Cliquez sur la roue dentée, puis sur Compte et paramètres.
  2. Cliquez sur Options avancées dans le menu de gauche, puis recherchez Projets.
  3. Cliquez sur Projets, puis décochez la case.
  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.