Lorsque vous recevez une facture d'un fournisseur, vous pouvez l'enregistrer comme facture fournisseur dans QuickBooks, puis attendre son échéance pour la régler.

Dans cet article, vous allez découvrir comment entrer une facture fournisseur et la payer via la page Paiement sortant (pour effectuer plusieurs paiements à différents fournisseurs en même temps) ou la page Chèque (qui fournit plus d'informations sur une facture fournisseur, mais se prête mieux aux paiements individuels).

Entrer des factures fournisseurs

Vous devez d'abord enregistrer votre facture fournisseur :

  1. Cliquez sur Créer (+), puis sélectionnez Facture fournisseur.
  2. Dans le menu déroulant Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de votre choix.
  3. Dans le menu déroulant Conditions, sélectionnez les conditions de la facture. Le champ Conditions indique la date à laquelle le fournisseur souhaite recevoir le paiement.
  4. Vérifiez la date de la facture fournisseur et son échéance.
    La date de la facture correspond à la date de création ou de réception de la facture fournisseur, tandis que l'échéance indique la date à laquelle le paiement doit être versé au fournisseur.
  5. Dans le champ Nº de la facture fournisseur, entrez un numéro ou une référence pour distinguer cette facture des autres factures associées au même fournisseur.
  6. Sélectionnez un site dans le menu déroulant pour attribuer une facture à un secteur d'activité ou à un site de travail spécifique.
    Le suivi par site doit être activé pour que ce champ s'affiche.
  7. Entrez les autres renseignements nécessaires dans les sections Détail des catégories et Détail des produits/services, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Vous pouvez désormais payer la facture via les pages Paiement sortant ou Chèque.

Parcourir la page Paiement sortant

La page Paiement sortant vous permet de suivre les factures fournisseurs que vous avez entrées ainsi que celles qui sont dues, et d'en payer plusieurs à la fois. Ce que vous devez savoir sur les options de tri et de filtre :

Filtre : Par défaut, la liste affiche les factures fournisseurs dues des 365 derniers jours, mais vous pouvez appliquer les options du menu déroulant Filtre à la liste. Vous pouvez filtrer les factures fournisseurs selon :

  • Une échéance donnée
  • Une période précise
  • Une échéance à partir de ou jusqu'à une certaine date (entrez la date dans le champ Du ou Au et laissez l'autre vide)
  • Un bénéficiaire
  • Un site (si vous avez activé le suivi par site dans les paramètres)
  • Le statut En retard uniquement

Trier : Pour trier les factures fournisseurs en fonction d'une colonne en particulier, cliquez sur l'en-tête de la colonne souhaitée. Cliquez à nouveau sur l'en-tête pour trier par ordre décroissant. Vous pouvez trier la liste par :

  • Bénéficiaire
  • Numéro de référence
  • Échéance
  • Solde courant (Si vous triez par Bénéficiaire ou Solde courant, les factures fournisseurs avec un même bénéficiaire ou solde courant sont triées par date.)

La page Paiement sortant mémorise vos préférences de tri, et la liste sera triée de la même façon quand vous reviendrez sur la page.

Conseil : Commencez par filtrer avant de trier. Si vous filtrez la liste avant de la trier, vous trouverez plus rapidement les opérations que vous cherchez.

Vous pouvez également modifier le nombre de lignes affichées en cliquant sur la roue dentée au-dessus de la colonne Montant total.

Payer les factures fournisseurs à partir de la page Paiement sortant

Sur la page Paiement sortant, vous pouvez effectuer plusieurs paiements pour différents fournisseurs en même temps.

  1. Cliquez sur Créer (+), puis sélectionnez Paiement sortant.
  2. Sélectionnez un compte de paiement et entrez ou vérifiez la date du paiement.
    Le Compte de paiement est le compte à partir duquel vous payez les factures fournisseurs. Si vous souhaitez payer à partir de différents comptes (une partie avec votre carte de paiement et l'autre par chèque, par exemple) ou enregistrer des paiements à des dates différentes, vous devrez entrer chaque paiement partiel séparément.
  3. Si vous avez sélectionné un compte courant, vérifiez ou modifiez le N° de référence.
  4. (Facultatif) Sélectionnez le filtre pour réduire la liste des factures fournisseurs selon vos critères, puis cliquez sur Appliquer.
  5. Cochez les cases en regard des factures fournisseurs à payer.
  6. Entrez le montant du paiement qui doit être appliqué à la facture fournisseur en cours.
    Le cas échéant, vous pouvez préciser le montant d'un avoir à appliquer dans la colonne Avoir utilisé.
  7. Sélectionnez Enregistrer et imprimer, Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Les factures fournisseurs sélectionnées sont marquées comme payées.

Appliquer des avoirs partiels

Vous pouvez facilement appliquer des avoirs partiels à plusieurs factures d'un même fournisseur.

Si le fournisseur est associé à un avoir, vous verrez apparaître le montant de cet avoir dans la colonne Avoir utilisé. Vous pouvez entrer le montant de l'avoir que vous souhaitez appliquer à cette facture fournisseur.

Une fois que vous avez rempli les infos sur la facture fournisseur, le montant d'avoir disponible est mis à jour pour refléter le montant restant sur cet avoir.

Payer les factures fournisseurs à partir de la page Chèque

Sur la page Chèque, vous pouvez payer les factures d'un fournisseur à la fois, obtenir des infos sur chaque facture et décider de la façon d'appliquer vos avoirs fournisseurs.

  1. Cliquez sur Créer (+), puis sélectionnez Chèque.
  2. Dans le menu déroulant Bénéficiaire, sélectionnez le bénéficiaire de votre choix.
    Si vous sélectionnez un bénéficiaire avec facture fournisseur en cours, l'écran Ajouter à : Chèque s'affiche automatiquement.
  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez le compte bancaire à débiter.
  4. Dans l'écran Ajouter à : Chèque, cliquez sur Ajouter pour payer une facture fournisseur en cours ou sur Ajouter tout pour les payer toutes et utiliser des avoirs fournisseurs.
  5. Dans le menu déroulant, sélectionnez un site auquel attribuer la facture fournisseur.
    Le suivi par site doit être activé pour que ce champ s'affiche.
  6. Entrez le montant total du chèque dans le champ Montant.
  7. Pour les paiements multiples, dans la section Opérations en cours, cochez les cases en regard des factures fournisseurs que vous voulez payer avec le chèque, et entrez un montant de paiement pour chacune d'entre elles. Vous pouvez payer plusieurs factures fournisseurs via un seul chèque, dont le montant sera réparti entre elles.
  8. (Facultatif) Entrez une note à propos du chèque dans le champ Mémo ou ajoutez des pièces jointes (par exemple, la version PDF du reçu).
  9. Cliquez sur Imprimer.
  10. Sélectionnez Enregistrer et fermer. Vous pouvez également sélectionner Enregistrer et créer afin de créer un nouveau chèque pour une autre facture fournisseur.