Avant d'importer des coordonnées depuis Excel, vous devez connaître les champs importables et facultatifs, ainsi que les restrictions qui peuvent s'appliquer. Voici quelques bonnes pratiques pour bien commencer.

Bonnes pratiques

Lorsque vous importez des données depuis Excel :

  • Assurez-vous que vos fichiers contiennent des données.
  • Pour importer plusieurs pages, enregistrez chaque page dans un fichier séparé.
  • Assurez-vous que les infos que vous voulez importer apparaissent sur la première page de votre classeur.
  • Assurez-vous que votre feuille de calcul possède une ligne d'en-tête. QuickBooks utilise la première ligne pour le mappage et ne l'importe pas.

Champ : Nom complet

Le prénom, le deuxième prénom et le nom doivent figurer dans une même colonne ou un même champ avant l'importation.

Restrictions:

  • Au moins l'un des champs de noms dans le fichier d'origine doit contenir un nom.
  • Un nom ne peut pas dépasser 100 caractères.
  • Un nom ne peut pas contenir de tabulation, de saut de ligne, de deux-points (:) ni de guillemets (« »).
  • Les noms doivent être uniques entre vos listes de contacts - Employé, Client et Fournisseur.

Champ : Entreprise

Restrictions: Limite de 50 caractères.

Champ : Adresse e-mail

Restrictions:

  • Ne peut pas contenir d'espaces, doit contenir une arobase (@) et un point.
    Exemple: votre_nom@entreprise.com.
  • Ne peut pas dépasser 100 caractères.

Champs : Téléphone, Mobile et Fax

Restrictions:

  • Téléphone: Pas de restrictions de format; limite de 21 caractères.
  • Mobile: Pas de restrictions de format; limite de 21 caractères.
  • Fax: Pas de restrictions de format; limite de 21 caractères.

Champ : Site Web

Restrictions:

Champs : Rue et ville

Restrictions:

  • Rue: Limite de 2 000 caractères.
  • Ville: Limite de 255 caractères.

Champs : État/Département/Territoire/Province/Région

Restrictions



État / Département: Limite de 255 caractères.

Champ : Code postal

Restrictions: Limite de 30 caractères.

Champ : Pays

Si le champ est vide, votre pays est utilisé par défaut.

Restrictions: Limite de 255 caractères.

Solde d'ouverture

(Facultatif) Solde du compte à la date du solde d'ouverture, dans la devise du compte.

Restrictions: Aucune.

Champ: Date du solde d'ouverture:

Date de validité du solde d'ouverture.

Restrictions: Aucune.

Champ : Numéro de compte

Numéro de compte client ou fournisseur. Il vous permet de regrouper vos clients ou fournisseurs dans un même compte ou d'attribuer un compte unique à chaque client ou fournisseur.

Restrictions: Le numéro de compte doit respecter les règles suivantes: Il doit commencer par 411 pour les clients et 401 pour les fournisseurs. Il doit comporter entre 6 et 15 chiffres. Il peut contenir des chiffres et des lettres.  Si le champ est vide, le numéro 411001 est attribué automatiquement au compte client, et le numéro 401001 au compte fournisseur.

Champ: Numéro de TVA intracommunautaire, Numéro fiscal pour les clients ou les fournisseurs

Restrictions: Numéro de TVA ou numéro de TVA pour les clients ou fournisseurs:

N ° de TVA

N° de TVA (clients) ou numéro d'inscription Companies (Companies)

N ° de TVA (clients) ou N ° TVA (fournisseurs)

Champ : Régime de TVA du fournisseur

Restrictions: Choisissez le régime de ce fournisseur (encaissement ou débit). Si le champ est vide, le régime d'encaissement est sélectionné par défaut.

Champ : Numéro de revente (clients) ou numéro fiscal (fournisseurs)

Restrictions: Le numéro de revente (pour les clients) ne doit pas comporter plus de 16 caractères. Le n° fiscal (pour les fournisseurs) ne peut pas dépasser 20 caractères.